A sikeres delegálás 5 megkerülhetetlen lépése

Nem lehet minden feladatot egyedül elvégezni. Ha korábban nem, a saját hibádból ezt vezetőként már biztosan megtanultad. Valószínűleg az sem kérdés, hogy a megoldás kulcsa a delegálás. A feladatok hatékony kiosztása viszont már sokakat állít komoly kihívás elé, amire a home office és a virtuális vezetés csak ráerősített.

A delegálás lehetőséget nyújt az embereknek arra, hogy felhatalmazást, támogatást és bátorítást érezzenek, a vezetőknek pedig lehetőséget ad a stressz csökkentésére azáltal, hogy elosztják a munkát és megosztják a felelősséget a csapat között.

A hatékony delegálás 5 megkerülhetetlen lépése

1. Ismerd meg a csapatod tagjait!

Ha új csapatod van – ne menjen be az értekezletre úgy, mint egy elefánt a porcelánboltba. Ismerd meg először a csapat tagjait, ismerd meg az eddigi munkamódszereiket, térképezd fel az elkötelezettséget, az akadályokat és az előnyben részesített kommunikációs stílusokat is. Kit hogyan érdemes jutalmazni? Biztosnak kell lenned afelől, hogy milyen szavakat válassz, mi jelenti számukra bátorítást és hogyan lehet meggyőzni őket. Miért jönnek mindennap dolgozni? Milyen gondokkal küzdenek? Mi jelenti a legfőbb kihívást? Miért csúszik a teljesítés? Ezek a kis lépések idővel megtérülnek. A csapat megismerése elősegíti a kölcsönös kapcsolat, a bizalom és a tisztelet kialakítását. Ezek pedig segítenek eldönteni, hogy kinek milyen feladatot delegálj, hiszen tudni fogod, hogy az illető képes lesz-e megbirkózni a munkával.

2. Vázolj fel világos víziót!

Világosan fogalmazd meg a jövőképet és a küldetést, ezt pedig tedd egyértelművé a csapat számára is. Ha a csapat látja és megérti az irányt és az elérendő célokat, akkor maguktól is elkezdenek majd gondolkodni azon, hogyan tudnának ehhez a közös célhoz még többet hozzátenni.

3. Bátran kérj segítséget!

Vezetőként csak a csapat által érheted el a sikert – a csapatnak is éreznie kell, hogy ezt komolyan gondolod. Minden az embereken múlik. Rajtad, hogy hogyan és kinek szavazol bizalmat, és az általad kiválasztottakon, hogy mit hoznak ki saját magukból. Ha már van csapatod, nemcsak azért vállalsz felelősséget, hogy te eredményes legyél, hanem azért, hogy ők is. Sőt. Valójában arra szerződsz, hogy az ő sikerük határozzon meg Téged vezetői minőségedben. Nincs helye a bizonytalanságnak vagy a játszmának, ha hatékony vezető akarsz lenni, aki könnyen delegál. Konzultálj a csapatoddal, ne félj kérdezni tőlük és aknázd ki tudásukat, tapasztalataikat a problémák megoldásakor. Megbecsülve fogják magukat érezni.

4. Adj hasznos visszajelzést!

A visszajelzés és a kritika – habár a szinonima szótár szerint két hasonló jelentéssel bíró kifejezés -, a gyakorlatban jelentős a különbség közöttük. Míg előbbi cselekvésre és pozitív változásra késztet, addig utóbbi éppen az ellenkezőjét válthatja ki partnerünkből – legyen szó munkahelyi, kollegiális kapcsolatról vagy esetleg magánéleti kötődésről. A jó visszajelzés nem a múltról szól, hiszen ami megtörtént, azon már nem lehet változtatni. A visszajelzés lényege, hogy a jövőbeli viselkedésre irányul, mentes mindennemű címkétől, kizárólag a tényekre hagyatkozik, a választás lehetőségét a partner kezébe adja és ami a legfontosabb, jól időzített.

5. Teremts kreativitásra ösztönző légkört!

A problémamegoldás kultúráját felépítheted úgy is, hogy a csapatod számára egy olyan vezető vagy, akit könnyű megközelíteni és akivel könnyű együtt dolgozni. Ha eleged van abból, hogy a kollégáid folyamatosan megoldandó problémákat hoznak eléd, kérd meg őket, hogy legközelebb megoldási javaslattal álljanak elő. Ezáltal felhatalmazod őket arra, hogy megpróbálják kitalálni a megoldást, hozzád már csak jóváhagyásért fognak fordulni a továbblépéshez. Ha pedig egy jó ötlet kerül eléd, bátorítsd a beosztottad a megvalósításban, de biztosítsd arról is, hogy mellette állsz, bizalommal fordulhat hozzád.

Az emberek nem robotok

A hatékony delegálás egyik legfontosabb szabálya, a konkrét megfogalmazás és a világos miért. Az emberek nem robotok – meg kell érteniük, hogy miért kell elvégezni egy feladatot, hogy megértsék az általuk nyújtott értéket. Ha egy feladatra vonatkozó utasításokat adsz át – kezdd a végét szem előtt tartva, és pontosítsd a kívánt végeredményt. Világosan vázold fel az elszámoltathatóság, a felelősség és a határidők vonalait. Ha pedig a feladat elkészült, mindig adj pontos visszajelzést.

Vezetőként az első számú feladatod, hogy utat és világos víziót mutass a csapatod számára, nem végezhetsz el mindent egyedül. A csapat megismerése és a hatékony delegálás viszont segítheti a gyorsabb haladást és elkerülheted az idő előtti kiégést is.