Okosabban dolgozz, ne többet: 10 tipp, hogy játszva kihozd magadból a maximumot

Az idő a legértékesebb erőforrás, amit szeretnénk minél jobban kihasználni, és a lehető legtöbb feladatot elvégezni a lehető legkevesebb idő alatt.

Bár egy nap mindig is 24 órából fog állni, amíg nem találjuk fel az időgépet vagy Hermione időnyerőjét, addig egy tényezőn tudunk alakítani: azon, hogy miként használjuk ki a rendelkezésre álló időt. Kevesebb üresjárat, több elvégzett feladat:

Íme, 10 tipp, hogy ne keményebben, hanem okosabban dolgozz!

Egy feladat elvégzése igényelhet egységnyi időt vagy annak a többszörösét. Ahhoz, hogy a lehető legjobban ki tudd használni a rendelkezésedre álló időt, le kell magadról hámoznod minden felesleges feladatot, zavaró tényezőt és motiválatlanságot.

Delegálj többet!

A delegálás igazi művészet, ami elengedhetetlen a hatékony munkához. Egyrészt képesnek kell lenni lemondani bizonyos feladatokról, másrészt tudni kell, hogy mi az, amit nyugodtan rábízhatsz másra is. A perfekcionizmus, maximalizmus és kontroll szeretete megnehezíti ezt, de a delegáció segíteni tud, hogy hatékonyabbá válj.

Egy tanulmány eredményei alapján azt lehet elmondani, hogy azok a vezérigazgatók, akik delegálnak, kevésbé érzik magukat fásultnak a döntések meghozatalánál, kevésbé égnek ki és 33 százalékkal több bevételt termelnek, mint azok, akik kevésbé ügyesen delegálnak.

Fókuszálj a nagy horderejű feladatokra!

Valószínűleg te is egy soha el nem fogyó feladatlistát görgetsz magad előtt. Ahelyett, hogy próbálnál mindent elvégezni, hogy lenullázad azt, fókuszálj azokra a feladatokra, amelyeknek hosszú távon a legnagyobb a hatásuk. Koncentrálj azokra a feladatokra, amelyek a legfontosabbak a teljesítményed és a céged sikeressége szempontjából.

Tudd, hogy mikor hagyd abba!

Másfél órába telik megírni egyetlen e-mailt, vagy azon kapod magad, hogy már egy ideje bambán meredsz a képernyőre? Tudni kell abbahagyni a munkát. Senki sem fog rossz sztahanovnak tartani, ha nem éjszakába nyúlóan ülsz a gép előtt vagy nem 12 órát dolgozol egy nap. Csábítónak tűnik, hogy minél többet dolgozz, mert akkor biztosan többet érsz el, hosszú távon ez a gyakorlat nem kifizetődő, és csak felemészted magad.

Csoportosítsd a teendőidet!

Az egyik ilyen klasszikus ajánlás, hogy ne válaszolj meg minden bejövő e-mailt azonnal, hanem bizonyos időközönként nézz rájuk, és egyszerre válaszold meg őket. Ezzel megelőzheted, hogy széttöredezzen a figyelmed, és kizökkenj a gondolatmenetből, amiben épp benne voltál. Egy másik ötlet, hogy a megbeszéléseket úgy időzíted, hogy szorosan egymást kövessék, így nem veszik el idő közöttük, de ha olyan feladatod van, amin gondolkodni kell, akkor minden mást félreteszel, és kizárólag arra összpontosítasz. A logika emögött az, hogy időre van szükséged, amíg felveszed a ritmust egy bizonyos típusú feladatnál. Ha folyamatosan megállsz, majd újraindítod a folyamatot, akkor időt és a legfontosabbat, energiát vesztegetsz el.

Igazodj a belső órádhoz!

Bár a kötött munkaidő nagyban befolyásolja, hogy mikor dolgozol, a legjobb, ha a saját belső órádhoz igazítod a feladataid elvégzését. Van, aki reggel tud a leghatékonyabban dolgozni, más inkább este. Ha nem tudod megtenni, hogy teljesen magad oszd be az idődet, akkor a feladataidat rendezd úgy, hogy az neked a legjobb legyen. Daniel Pink, a When: The Scientific Secrets of Perfect Timing című könyv szerzője szerint a nap folyamán mindenki három fázison megy keresztül: csúcs, leszálló ág és visszapattanás. A csúcs felé vezető órák és a csúcs (általában dél körül) az, amikor az ember a legfókuszáltabb. Ez a legjobb időszak az analitikus feladatokhoz. Ezzel párhuzamosan, amikor a legmélyebben vagyunk, akkor jött el az idő a kreatív feladatokhoz. Tapasztald ki, hogy nálad ez hogyan működik, és eszerint oszd be a napi feladataidat.

Rövidítsd le a feladatlistádat!

Ha a napod azzal kezded, hogy a válladra veszel egy irreális feladatmennyiséget tartalmazó puttonyt, akkor az csak terméketlenné tesz, és biztos kudarcra ítéled magadat. Egy rövidebb feladatlista kevésbé félelmetes és könnyebben teljesíthető. Kezdd a legfontosabb feladatokkal, és maximum három-öt dolog szerepeljen a listádon.

Ne várj a motivációra!

Az egyik legjobb eszköz az okosabb munkavégzéshez a Zeigarnik Effect nevet viseli. Ez azt takarja, hogy egy feladat el nem végzése mentális feszültséget okoz, ezáltal folyton arra fogsz gondolni. Az egyetlen dolog, ami feloldhatja ezt a feszültséget az, ha elvégzed a feladatot. A kezdet általában a legnehezebb, de ha sikerül pár percre rávenned magad, hogy a projektre fókuszálj, akkor az agyad foglalkozni akar majd vele, és ezáltal könnyebben bele fogsz vágni a megvalósításba. Tehát, ha legközelebb úgy érzed, hogy halogatnál egy feladatot, csak összpontosíts az első lépésekre, és onnantól már beindul magától a folyamat.

Kontrolláld a zavaró tényezőket!

Javíthatod a munkád hatékonyságát és minőségét, ha minimalizálod a zavaró tényezőket. Tedd el messzire a telefonodat. Egy tanulmány szerint, ha a telefonod melletted van, még akkor is, ha nem használod, 20 százalékkal rosszabb lesz a teljesítményed, mintha jó messzire eltennéd magadtól.

Lélegezzen fel az irodád!

Amellett, hogy jobban fogsz tudni dolgozni, a kevésbé zsúfolt iroda még az egészségedet is támogatja. A UCLA Center of Everyday Lives of Families kutatói által végzett vizsgálatban közvetlen kapcsolatot fedeztek fel a stressz hormon, vagyis a kortizol és a rendetlenség között. Rendezd el az irodádat, asztalodat legyen az a munkahelyeden vagy otthon, szabadulj meg a papíroktól, a szeméttől és minden szükségtelen tárgytól. A gépeden lévő felesleges szoftverek a digitális rendetlenséget növelik. A gépeden is rendezd mappákba az anyagaidat, és töröld a szükségtelen fájlokat. Végezetül, nézd végig a postafiókodat, és archiváld, illetve töröld a felesleges üzeneteket.

Dolgozz 90 perces blokkokban!

Nathaniel Kleitman alváskutató fedezte fel, hogy 90-120 perces körökben funkcionálunk, amit nyugalom-aktivitás ciklusnak (basic rest-activity cycles, röviden BRAC) nevezünk. A tudomány bebizonyította, hogy az agyunk 90 percig képes koncentrálni, ezután szüksége van a pihenésre. Ha 90-120 percet dolgozol, akkor utána tarts egy 20-30 perces szünetet, ezáltal hosszabb ideig tudsz majd koncentrálni, kevésbé kalandozik el a figyelmed és energikusabb leszel.

Ez soknak tűnhet egyszerre, de ha szépen lassan beépíted a mindennapjaidba ezeket az elveket, egy idő után már teljesen normálissá fog válni a számodra, és ez lesz az alap üzemmódod.