5 hatékony tanács üzleti kommunikációhoz – Telefonhívás II. rész

A hatékony, telefonon történő üzleti kommunikációról szóló, előző cikkemben összegyűjtöttem azokat az elengedhetetlen alapkövetelményeket, melyek fontosak egy üzleti telefonbeszélgetésnél. A cikk mostani, második része azokat a kiegészítéseket fogalja össze, melyek segíthetnek minket abban, hogy egy hívás során a vonal mindkét végén elégedettek legyenek a beszélgető felek.

Természetesen az első lépés, hogy az előző cikkben leírtakat betartjuk: 9 tipp a hatékony üzleti, telefonon történő kommunikációhoz.

1.Mikor telefonáljunk?

Az üzleti életben szigorúan munkaidőben telefonáljunk. Ez általában a reggel 8:00 óra és este 18:00 óra között lévő sáv. Amennyiben számunkra kedvező eredményt szeretnénk elérni, javaslom, hogy ezen az időintervallumon belül is bizonyos időszakokban telefonáljunk.

Ezek a sávok a reggel 10:00 és 11:30, valamint délután 14:30 és 16:30. A délelőtti sávban, általánosságban elmondható, hogy már mindenki felkészült a napra és megkezdte a munkát, de még nem annyira fáradt, hogy dekoncentrált legyen. A délutáni időszakban már a nagytöbbség elfogyasztotta az ebédet, de még nem a hazamenetelen gondolkozik.
Munkaidő megkezdése és befejezéséhez közel, amennyiben nem kiemelkedően fontos, ne telefonáljunk. A 12:30 és délután 14:00 óra közötti sávra ugyanez vonatkozik, mivel az ebédszünet arra az időszakra esik. A legrosszabb időpont, amit telefonálásra választhatunk az ebédszünet. Beszélgető partnerünk vagy még az ebéd előtt van, és azért nem tud koncentrálni, vagy épp ebéd után, amikor is még az emésztés szakaszban semmire nem tud koncentrálni. Tehát, ha hatékonyságot szeretnénk növelni, ezeket a szempontokat praktikus szem előtt tartani.
(Ez alól kivétel lehet, ha már ismerjük üzleti partnerünk szokásait. Ha tudjuk, hogy a másik fél korán kezdi a napját, elképzelhető, hogy még a megbeszélések előtt el tudjuk érni, így hatékonyabbak lehetnek a reggeli órák a hívásra.)

2.Hogyan egyeztessünk egy személyes találkozót telefonon?

Abban az esetben, ha mi vagy esetleg főnökünk szeretne valakivel találkozni, ezáltal a találkozó nekünk fontos, elsősorban legyünk rugalmasak.
Amennyiben a találkozást a másik fél kezdeményezi, lehetőség szerint ajánljunk fel több időpontot. A megadott időpontokból így a partnernek lehetősége nyílik számára a legkedvezőbbet kiválasztania.
A megbeszélt időpontot nagyon fontos, hogy utána írásban rögzítsük. Manapság az összes levelező programban lehetőség nyílik naptárbejegyzés küldésére. Így egy e-mail segítségével könnyen informálni tudjuk partnerünket a találkozó helyéről, időpontjáról. Amennyiben az illető okostelefonnal rendelkezik, a telefon előzetesen értesíteni fogja a megbeszélt időpontról. Ezáltal a félreértések maximálisan elkerülhetők.

3.Lehet-e telefonban tegeződni?

Elsőre telefonhívásra semmiképpen nem ajánlom, maximum többszöri beszélgetést követően.
A tegezésre is vonatkoznak az udvariassági szabályok, tehát a tegezést csak a lényegesen idősebb vagy sokkal magasabb rangú személy kezdeményezheti nemtől függetlenül. Ezekben az esetekben illik a tegeződést elfogadni. Általánosságban viszont elmondható, hogy ezen kivételeken kívül, csak a nő ajánlhatja fel a tegeződést. Ezt mind telefonon, mind személyesen tartsuk be, tapasztalataim szerint elég sok férfinak ezzel problémái akadnak.

4.Ön vagy Maga?

Az Ön kifejezés sokkal személyesebb és az üzleti világban sokkal jobban elfogadott mind a „Maga” szó használata. Egy kérdés feltevésénél nyugodtan kezdhetjük így a mondatott: Önnek mikor megfelelő az adott találkozó? vagy „Megkérem, megadná az Ön elérhetőségeit?”

5. Mondd el hangosan magadnak!

Ha fontos telefonhívásra készülsz vagy még nincs elég tapasztalatod az üzleti kommunikációban segíthet, ha az első 2-3 bemutatkozó mondatot elmondod hangosan magadnak. Telefonhívás alkalmával az első benyomás az első néhány mondat alapján alakul ki, így kiemelten fontos, hogy ezt gördülékenyen és magabiztosan tudd elmondani.

Milyen hibákat soha ne kövessünk el egy telefonhívásnál?

Ne együnk, igyunk, beszéljünk mással egy hívás közben!

Soha ne adjuk ki feletessünk elérhetőségét előzetes engedély nélkül, főleg nem idegen személynek. Ebben az esetben, ígérjünk egy visszahívást, vagy kérjünk egy e-mailes elérhetőséget, ahol pontosítjuk a hiányzó kéréseket!

Semmilyen esetben se tegyünk negatív megjegyzést munkahelyünkre, főnökeinkre, kollegáinkra!

Belső munkahelyi információkat csak előre egyeztetett témában adjunk ki külsős félnek!

Első hívásnál minden esetben tartózkodjunk a személyeskedéstől, maradjunk lényegre és tárgyra törőek!

Próbáljunk meg nyelvhelyességi hibák nélkül beszélni, valamint kiemelten odafigyelni a szavak előtti „hát” az „aha” és az „őőő” hangok elkerülésére. Személyes találkozó esetében, ezek nem annyira feltűnőek beszédünk közben, mivel a testbeszédünkkel, megjelenésünkkel ezeket tudjuk kompenzálni. Azonban ezek a körülmények telefonos beszélgetés során, nem tudnak érvényre jutni, ezáltal a nyelvhelyességi hibák sokkal feltűnőbbé válnak telefonálás során.

Ezúton kívánok minden kedves olvasónak sok sikeres telefonbeszélgetést, remélem pár építő gondolattal tudtam segíteni ezen feladat megoldásában!