Belefulladsz a feladataidba? Itt a megoldás!

Ha összeírnád egy üres papírra, hogy napi és heti szinten mennyi feladatod van és mennyi kötelezettségnek kell megfelelned, nagyon meglepődnél. Nem csoda, ha gyakran gyötör mentális fáradtság. Íme a megoldás.

Valószínűleg sokunk élménye, hogy szinte elárasztanak bennünket a feladatok, a kötelezettségek, és olykor úgy érezzük, hogy kész káosz az életünk. A munkánkkal összefüggő kötelezettségeink, a családunkkal kapcsolatos teendők, a mindennapok kisebb-nagyobb feladatai mind rengeteg figyelmet és energiát követelnek tőlünk. Körmünkre ég a projektek határideje, a gyereket vinni kell edzésre, aztán jöhet a tanulás, ki kell hívni a redőnyöst, miközben a párkapcsolatunkról sem feledkezhetünk meg. És akkor a személyes céljainkról még szó sem esett: jó lenne végre elkezdeni az önismeretünkkel foglalkozni, rendszeresen edzeni, esetleg egy picit több időt tölteni a barátainkkal vagy éppen egyedül.

Nagyon meglepődnénk, ha egy üres papírra valamennyi napi, heti és havi teendőnket felírnánk (én már megtettem).

Szóval nem csoda, ha gyakran úgy érezzük, hogy a feladataink és kötelezettségeink összeálltak egy folyamatosan növekvő listává, mi pedig gyakran már a reggeleket is a mentális túlterheltség érzetével indítjuk. De nem kell, hogy a napjainkat, összességében az egész életünket űzött vadként éljük le. Sodródás és folyamatos tűzoltás helyett vegyük a kezünkbe az irányítást!

Egészségtelenül túlzsúfolt életünkben különösen fontos, hogy találjunk egy olyan gyorsan megismerhető és egyszerűen használható produktivitási rendszert, amiben megfelelően tudjuk kezelni a feladatainkat, miközben megtartjuk a fókuszt és csökkentjük a stresszszintünket. A hatékonyságról az emberek kilencven százaléka csak és kizárólag a munkahelyi vagy a munkájával kapcsolatban gondolkodik, miközben a hatékonyságnak a magánéletünkben is fontos szerepe van. De nézzük egy kicsit magasabbról: a számunkra megfelelő produktivitási módszer alkalmazása nagyságrendileg javíthatja a munka-magánélet egyensúlyunkat is.

A káoszból rendet teszünk

A Getting Things Done (GTD) az egyik legnépszerűbb és leghatékonyabb produktivitási rendszer, amellyel a káoszból rendet tehetünk. Ez a David Allen produktivitási tanácsadó által kifejlesztett módszer azáltal segít bennünket a feladataink, a projektjeink és az ötleteink hatékonyabb kezelésében, hogy a segítségével a beérkező információkat egy külső rendszerben rögzítjük, rendszerezzük, priorizáljuk, majd azokhoz teljesítési időpontokat rendelünk. David Allen nagy felismerése – amit azért valószínűleg mi is gyakran megtapasztalunk – hogy a mentális sávszélességünk véges, és az agyunk képes szélsőséges módon telítődni az beérkező információk és ingerek által. A GTD megközelítés egyik legfontosabb célja, hogy megszabadítson a fejünkben lévő káosztól, és ne kelljen mindenre emlékeznünk – hanem ehelyett a feladataink elvégzésére tudjunk koncentrálni.

Ez nagyon egyszerű: a GTD öt lépése

Szerencsére a GTD nem egy bonyolult módszer; mindössze öt lépés választ el bennünket attól, hogy csökkentsük a mentális terhelést, megszüntessük a fejünkben lévő káoszt, miközben időben elvégezzük a feladatainkat.

• Feladatok és ötletek rögzítése: Rögzítsünk bármit, ami eszünkbe jut. Semmi sem túl nagy vagy túl apró. Ezeket közvetlenül a postaládánkba tesszük.
• Cselekvések tisztázása: A rögzített dolgokhoz rendeljünk világos és konkrét cselekvéseket. Döntsük el, hogy egy feladat projekt, a következő lépés/feladat vagy csak referencia.
• Szervezés és ütemezés: Tegyünk mindent a helyére. Ütemezzük a feladatokat a naptárunkba, delegáljuk a projekteket másoknak, helyezzük el a referenciaanyagokat, és rendezzük a teendőlistánkat.
• A rendszer áttekintése: Rendszeresen nézzük át, frissítsük és ellenőrizzük a listáinkat, hogy szükség esetén változtathassunk rajta.
• A napi feladatok elvégzése: Koncentráljunk a napi feladatokra, és kezdjünk el dolgozni a fontos dolgokon.

Hogyan csináld a gyakorlatban?

Tegyük fel, hogy szeretnél rendszeresebben edzeni, de mindig akad valami, ami közbejön. Viszont a GTD módszer segítségével könnyen rendszerezheted a céljaidat és a feladataidat. Most az a célod, hogy egyetlen edzés se maradjon el.

• Feladatok és ötletek rögzítése: Az első lépés, hogy mindent, ami az edzéssel kapcsolatos eszedbe jut, leírj. Például: „Szükségem van egy edzéstervre”, „Vásárolni kell egy új edzőcipőt”, „A reggeli kardióval kell indítanom”. Mindent rögzíts a listádra vagy a telefonodba.
• Cselekvések tisztázása: Most dolgozd fel ezeket az ötleteket. „Készítek egy edzéstervet” – ez lehet egy nagyobb projekt, ami több kisebb lépésből áll. „Munka után menjek el edzőcipőt vásárolni” – ez egy konkrét, végrehajtható lépés. „Kezdjem a reggeli kardióval” – ezt is kezelheted egy következő lépésként.
• Szervezés és ütemezés: Helyezz mindent a megfelelő helyére. Az edzéstervet felveheted a naptáradba, és minden napra beütemezhetsz egy edzést. A cipővásárlást tedd következő hétre, és írj be egy napot, amikor elintézheted. A kardiót pedig betervezheted reggelre.
• A rendszer áttekintése: Minden héten nézd át az edzésterved, és értékeld ki, hogy megfelelően haladsz-e. Ha szükséges, frissítsd a céljaidat.
• A napi feladatok elvégzése: Ma reggel az a feladat, hogy végrehajtsd a reggeli kardiót. Ne hagyd ki!

Nagyobb kontroll, kisebb stressz

A GTD alkalmazása számos olyan előnnyel jár, amelyek segítenek abban, hogy stresszmentesen vagy a lehető legkisebb stresszel végezzük el a feladatainkat. A módszer növeli a kontroll érzését, mivel világosan meghatározza a tennivalóinkat és a következő lépéseinket, ezzel elejét vehetjük annak, hogy jelentős stresszt okozva elárasszanak bennünket a teendőink. Emellett arra motivál, hogy tervezzünk előre napi és heti szinten is, hiszen ahogy Gary Chapman is fogalmazott: „aki nem tervez, az a kudarcot tervezi meg.”

Mindemellett a GTD strukturált megközelítést biztosít számunkra a feladataink kezelésében, segítve ezzel, hogy mind a napi rutinjaink, mind pedig a hosszú távú céljaink ne váljanak átláthatatlanná. Ha jól csináljuk, akkor az életünk valamennyi területére oda tudunk figyelni anélkül, hogy túlterheltnek éreznénk magunkat.

Ráadásul a GTD-hez nem szükséges semmilyen konkrét eszköz vagy alkalmazás; persze az igényünktől függően használhatunk online vagy analóg eszközöket. Csak kezdjük el, csináljuk és élvezzük az előnyeit.

Lippai Roland
Life és karrier coach, ultra terepfutó