Szervezéstől a tárgyalóasztalig - tárgyalóasztaltól a megállapodásig - II.

„Az udvariasság hamis pénz: takarékoskodni vele az intelligencia hiányát jelenti.” Arthur Schopenhauer német filozófus

Az előzőekben arról írtam Nektek, hogy milyen alapvető szervezési munkálatok szükségesek akkor, ha egy tárgyalást elkezdünk szervezni. Alább a tárgyalás menetéhez és részben a megállapodáshoz kapcsolódó protokoll teendőket foglalom össze.

Tehát folytassuk ott, hogy van egy időpontunk, pontosan tudjuk a helyszínt, a tárgyalás nyelvét, témáját és résztvevőit.

Ez is érdekelhet: 9 bevált technika a magabiztos üzleti fellépéshez

A következő lépés, hogy összeállítunk egy ideális ültetési sorrendet, a protokoll szempontokat figyelembe véve.

Amennyiben magas rangú tárgyalásról beszélünk, az ültetési szabályokra mindig oda kell figyelni és a legfontosabb szabály, hogy az adott ültetésrendet, ha bárki megkérdezi, meg is tudjuk indokolni! Ezért érdemes pár alapvető protokoll tudnivalóval felvértezni magunkat.

6+1 szabály, amit Neked is hasznos tudni:

1.A tárgyalópartnereket lehetőleg egy táblaasztalhoz (téglalap alakú) asztalnál egymással szemben kell leültetni. Középen, egymással szemben ülnek a delegáció vezetői.

2.Amennyiben van tolmács, a házigazda vagy a fővendég (attól függ, kinek tolmácsol a tolmács) az adott személy bal oldalán foglal helyet, ha két tolmács van, akkor mind a kettő az adott személy bal oldalán ül. (Kínai delegáció esetén a tolmács a vezető jobb oldalára kerül.)

3.A delegáció rangsorban második személye a fővendég jobbján, a delegáció rangsorban harmadik személye a fővendég balján foglal helyet, utána egy vendéget jobbra, egyet balra ültetünk.

4.A tolmácsot a rangsorolás szempontjából nem vesszük figyelembe, a kiemelt helyen a funkciója, és nem a rangja miatt helyezkedik el. Ezután a protokoll sorrend alapján folytatjuk az ültetést (egyszer jobbra egyszer balra megoldással).

5.A házigazdát az ajtóval szemben és amennyiben lehetséges, az ablaknak háttal ültetjük le. Így a kollégák tudnak jelezni vendéglátónak az ajtóból, ha bármi felmerül, (pl. indulnia kell a következő megbeszélésre).

6.A protokoll rangsor szerinti ültetést csak úgy lehet biztosítani, ha használunk ültető kártyákat, ebben az esetben mindenkinek ki kell írni a nevét és lehetőleg a titulusát is (ilyenek lehetnek: prof, dr., habil, stb.). Másik lehetőség, hogy senkinek nem írjuk ki, ugyanis kellemetlen helyzetbe hozhatjuk és megsérthetjük azt a vendéget, akinek van titulusa és mégsem jeleztük.

+1.Hölgyeket lehetőleg ne ültessünk az asztal szélére, ez a szabály a tárgyalások esetében kezd kikopni, de az ültetett étkezések alkalmával célszerű alkalmazni.

Abban az esetben, ha tárgyalófelünk külföldi céget, vagy országot képvisel, érdemes beszerezni két kis asztali zászlót, (az adott országok hivatalos zászlóját), amit az asztal végére helyezzünk el. Ezzel is jelezve a tárgyalás elején, hogy melyik félnek pontosan melyik oldalra kell ülnie. Számos esetben az asztali zászló nem feltétlenül egyezik a nemzeti lobogóval.

Sajtónyilvános események:

A tárgyalást követően gyakran készül közös kép a delegáció vezetőiről (angolul: family photo) vagy akár az egész delegációról is. A protokoll szerint minden sajtó nyilvános eseményen, aláírási ceremónián, sajtótájékoztatón, fényképezésnél a házigazda jobb oldalára áll a vendég. Ez nem rendezői jobb, hanem ténylegesen a házigazda szemszögéből értelmezett jobb oldalt jelenti.

A sajtótájékoztató esetében is nagyon fontos odafigyelni, hogy amennyiben nem érti mindenki az adott nyelvet, amelyen a beszélő felszólal, a tolmácsolás megoldott legyen. Általános munkanyelv az angol.

Az ajándékozásról, névjegykártya használatról, illetve a kézfogásról is írtam már bővebben előző cikkeimben. Ezért itt most nem kerül megemlítésre, de a megfelelő üzleti partnerkapcsolat kialakításához az ott leírtakat is mindenképpen érdemes figyelembe venni.

Olvass tovább: 3 gyakori üzleti etikett hiba, amit te is elkövethetsz – így kerüld el őket!