„A szervezés az, amit azelőtt csinálsz, mielőtt csinálni kezdesz valamit, hogy amikor csinálod, ne zavarodj össze.” Alan Alexander Milne
Amikor egy fontos üzleti tárgyalásra készülünk, az ezernyi kérdés, izgatottság és feladat mellet ügyelnünk kell arra is, hogy a tárgyaláshoz szükséges feltételek adottak legyenek.
Ilyenek lehetnek például: Hol legyen a tárgyalás? Ki hívja össze a tárgyalást? Külföldi partner esetében milyen nyelven folyjon a tárgyalás? Ilyen, és ehhez hasonló kérdésekkel kezdődik minden egyes tárgyalás megszervezése. Ha ezekkel a kérdésekkel tisztában vagyunk, nagyban elősegíti azt, hogy a tárgyalás megkezdésénél ténylegesen csak a lényeges, üzletet érintő dolgokra tudjunk figyelni.
Ezért azt gondolom, hogy az előzetes szervezésen ugyanúgy múlik egy tárgyalás sikere, mint magán a tárgyaláson.
Hogyan kell egy sikeres tárgyalás megszervezésének és lebonyolításnak a menetét összehangolni?
Íme, 7 lépés a kezdeti szervezéstől egészen a tárgyalóasztalig. A legfontosabb tudnivalók, amelyekre érdemes odafigyelni.
1. A megbeszélést az a fél szervezi, aki kezdeményezte a tárgyalást. Van egy pár fontos lépés, amit azonnal tisztázni kell, ezek lehetnek:
- helyszín
- időpont
- hány fő vesz részt a tárgyaláson (kik a meghívott felek)
- mi lesz a tárgyalás nyelve, amennyiben külföldi a partner
- lesz-e ajándékozás
- milyen hosszúra tervezhető a tárgyalás
2. Amennyiben az első pontban feltett kérdések tisztázásra kerültek, megkezdődhet az érdemi szervezési munka. Ennek első fontos lépése egy mindenki által könnyen megközelíthető, parkolási szempontból ideális helyszín választása. A helyszínnél figyeljünk arra, hogy lehetőség szerint legyen lift, illetve ne kelljen sokat lépcsőzni. Fontos, hogy a terem és a tárgyalóasztal megfelelő nagyságú legyen, illetve rendelkezésre álljon elegendő mennyiségű szék is. Lehetőleg jól szellőztethető vagy légkondicionált helyiséget válasszunk, amely alkalmas lehet vetítésre, amennyiben ez szükséges.
3. A tárgyalás helyszínéről, pontos időpontjáról és a meghívott partnerekről illik egy hivatalos naptárbejegyzést, vagy egy e-mailt írni legalább 2 nappal a megbeszélés előtt az összes résztvevő félnek.
4. Érdemes előre tisztázni, hogy hány fő vesz részt a megbeszélésen, és pontosan kinek mi a titulusa, pozíciója. Ez azért is lényeges, mert így a partnerek előre fel tudnak készülni, hogy pontosan ki, mely témában kompetens. Magas szintű üzleti tárgyalásokon úgy illik, hogy a meghívó delegáció és a meghívott delegáció létszáma azonos.
5. Abban az esetben, amennyiben a tárgyaló felünk külföldi személy, elengedhetetlenül szükséges előre meghatározni a tárgyalás nyelvét. Itt több opció is felmerülhet. Az első eset, hogy a partnerek jól beszélik egymás nyelvét, így tolmács használata nem szükséges.
A másik esetben még akkor is érdemes igénybe venni a tolmácsot, amennyiben egy köztes tárgyalási nyelvet beszélnek a felek, de a téma szakmai nehézsége vagy az esetleges félreértések elkerülése végett mégis kedvezőbb a tolmács igénybevétele. Éppen ezért van nemzetközi tárgyalások esetében legtöbbször tolmács.
A tolmácsolásnak két fajtáját különböztetjük meg:
Konszekutív/Követő tolmácsolás: Ilyenkor a beszélő elmond, 2-3 mondatot, a tolmács ott van mellette és lefordítja ezt a jelenlévőknek. Ezt a technikát általában szűkebb megbeszéléseken szokták alkalmazni. Hátránya, hogy mivel a fordítás nem egy időben történik az elhangzott beszéddel, a tárgyalás hossza duplájára növekszik.
Szinkrontolmácsolás: Ebben az esetben, mindenki kap egy fülhallgató készüléket, a tolmács egy tolmács kabinban helyezkedik el, és a beszélő szövegét rögtön fordítja, „szinkronizálja” az adott nyelvre. Ilyenkor előfordulhat az is, hogy több tolmács esetén egy időben több nyelvre is tudnak tolmácsolni. Ez a legpraktikusabb tolmácsolási technika, az egyetlen hátránya viszont az, hogy amennyiben a helyiség nem rendelkezik megfelelő technika követelményekkel, ennek bérlése akár milliós költség is lehet.
6. Egy tárgylást megelőzően mindenképpen tisztázni kell, hogy várható-e ajándékozás a felek között. Rendkívül kellemetlen helyzetbe hozhatjuk üzlettársunkat és saját magunkat is abban az esetben, ha az egyik fél készül, a másik fél pedig nem. A megfelelő ajándék kiválasztásáról egy előző cikkemben bővebben is tudsz olvasni.
7. Egy átlagos ember 45-60 perces folyamatos koncentráció után fárad el. Ezt követően figyelmünk egyre jobban lankad, és egyre kevésbé vagyunk hatékonyak.
(Ezért is vannak az iskolákban a tanórák így ütemezve.) Ezt figyelembe véve lehetőség szerint törekedjünk arra, hogy a tárgyalás beleférjen 1 órába, illetve amennyiben hosszabb lesz, tartsunk 5-10 perc szünetet.
A következő részben megtudhatjátok, mi szükséges ahhoz, hogy sikeresen bonyolítsunk le egy tárgyalást.
