A 7 leggyakoribb hiba, amit valószínűleg te is elkövetsz egy videókonferencián

Lassan egy éve, hogy az otthonunk az irodánk és sokak számára egy éve a videóhívások jelentik a kollégákkal való kapcsolattartás legfőbb formáját. Habár reméljük, hogy nem ez lesz a következő lépcsője az emberi kommunikáció evolúciójának, mindenesetre egy darabig még velünk marad, és valószínűleg a jövőben is egyre többet fogunk majd erre a megoldásra hagyatkozni, hogy egymástól kilométerekre lévő csapattagok összejöhessenek.

Szerencsére 2021-ben már nem a megérzéseidre hagyatkozva kell elsajátítanod sem a videókonferenciák, sem az online prezentációk hatékony módját és eszközeit, hanem itt vannak a szakértők, akik irányt mutatnak.

Íme, a 7 leggyakoribb hiba, amit az online prezentációk és videókonferenciák során elkövethetsz, de azt is megmutatjuk, hogyan csináld jól!

Briar Goldberg jelenleg a TED vezető beszéd coach-a, előtte pedig kommunikációs szakemberként és szövegíróként dolgozott mint tanácsadó különböző nagyvállalatoknál. Eddig kimondottan a videóhívások ellen volt, az ügyfeleinek is azt tanácsolta, hogy inkább kerüljék ezt a megoldást, de az élet úgy hozta, hogy most nincs kibúvó ezek alól. Időközben pedig azt is megfigyelte, hogy van néhány tipikus hiba, amit kivétel nélkül szinte mindenki elkövet az online térben történő kommunikáció során.

Nem létesítesz elegendő szemkontaktust a közönséggel
Mit csinálj helyette: A kamerába nézz és ne a képernyőre!

Mindenki tudja, hogy a szemkontaktus fontos, de vajon miért? A közvetlen szemkontaktus befolyásolhatja, hogy a hallgatóság miként ítéli meg a hitelességed, megbízhatóságod vagy akár a vezetői képességeidet is. Ami azonban ennél is fontosabb, a közönség jobban fog azon igyekezni, hogy megőrizze a figyelmét, ha kifejezőbbnek látszol és a szemükbe nézel. Az Instagram és az online beszéded közötti nagy csatát is eldöntheti akár ez az apró részlet.

Online ezt úgy tudod megtenni, hogy a kamerád lencséjét nézed. Eleinte nagyon furcsa lesz, hiszen megszokhattad, hogy a képernyőt figyeled, hogy lásd a többieket – és saját magad -, de ha azt szeretnéd, hogy végig rád figyeljenek, muszáj lesz egy kicsit ellenállni a kísértésnek. A főszabály, hogy az idő 90 százalékában próbáld a szemkontaktust tartani, a fennmaradó 10 százalékban pedig nézz körbe.

Monoton hanglejtés
Mit csinálj helyette: Figyelj arra, hogy változatos legyen a hanghordozásod!

Amikor a barátaiddal, családtagjaiddal beszélsz, természetes módon változik a beszéd sebessége, a hangod ereje, magassága, dallamossága. Ez a változatosság fontos, mert kontextust és jelentést ad a szavaknak – valamint drámaiságot és érdekesebbé teszi a mondanivalót is, azaz segíti a figyelem fenntartását.

Személyes találkozón sem szerencsés jegyzetekből felolvasni a prezentációt, videókonferencián viszont fokozottan nem ajánlott. Ha emellett még ideges is vagy az online tér miatt, könnyen elveszítheted ezt a változatosságot. Egy virtuális közegben ugyanis nehezebb fókuszálnia a hallgatóságnak, kevesebb lehetőség van az olyan non-verbális jelzések és eszközök használatára, mint például a kézmozdulat, a testbeszédről nem is beszélve, ráadásul az arckifejezések is nehezebben láthatóak.

A virtuális prezentációd gördülékenységét segítheti, ha olyan szavakat és kifejezéseket használsz, amelyek kényelmesek a számodra. Az előzetes gyakorlás szintén segít, hogy a hangod megőrizze természetes spontaneitását, és akár csak egy hangos próba segíthet abban, hogy kevésbé legyél ideges és ne kelljen a jegyzeteidre hagyatkoznod.

Jegyzetekből olvasod fel a mondandód
Mit csinálj helyette: Előzetesen próbáld el a prezentációd!

És ha már szóba került a próba: igen, erre akkor is szükség van, ha Zoomon vagy bármilyen más platformon tartod az előadást. Előadóként – környezettől és kommunikációs csatornától függetlenül – elsődleges célod az élményszerzés a hallgatóság számára. Ha a következő mondattal vagy ehelyett elfoglalva, nem fogsz tudni erre fókuszálni, hiába van számos lehetőség a “puska” elhelyezésére. A hallgatóságod időt szakít rád az elfoglaltságai között, ezért a minimum, hogy megtiszteled őket azzal, hogy felkészülsz a prezentációra.

Túltolod a slide-okat
Mit csinálj helyette: Törekedj arra, hogy az üzenet rövid, tömör és a hatékony legyen!

Egy túlzsúfolt slide az egyik leghatékonyabb módja, hogy eltereld a hallgatóság figyelmét, és ne arra koncentráljanak, amit te mondasz, hanem ami le van írva. Ahhoz, hogy rád figyeljenek hatékonyan kell használnod ezt az eszközt. Ebben segítenek az alábbi szempontok.

Emlékezz rá, te vagy a fő attrakció: virtuális térben csak akkor használj slide-okat, ha azok segítenek a hallgatóságnak jobban megérteni azt, amiről beszélsz. Ha végig egy diasort néznek, és nem a te arcodat, sokkal gyorsabban elcsábítja majd őket a social media világa.

Egyszerűsíts, egyszerűsíts, egyszerűsíts: ahhoz, hogy megőrizd a kontrollt az előadásod felett, szűrnöd kell, hogy milyen információkat emelsz ki a prezentációdban. Itt is igaz a mondás, a kevesebb néha több.
A technikai részletekről se feledkezz meg: mielőtt elkezdődne az előadás, próbáld el azokat az eszközöket, amiket majd alkalmazni szeretnél, legyen az akár csak egy megosztott képernyő, mert ha a prezentáció közben kell babrálni és keresgélni, az kizökkenti a hallgatóságot.

Használj fekete slide-okat: ha épp olyan dologról beszélsz, amiről nincs dia, de nem szeretnéd teljesen eltüntetni a prezentációt, mert még szükséged lesz rá, ne hagyd ott a korábbi diát, mert az elvonhatja a figyelmet. Helyette tegyél be üres, fekete slide-okat ezekre a helyekre, így a hallgatóság ismét rád fog fókuszálni. Fehér helyett használj fekete színt, mert ezzel azt a hatást kelted, hogy szándékosan kapcsoltad ki a képernyő megosztást.

A háttérben a könyveidet nézegetik
Mit csinálj helyette: Válassz semleges hátteret!

A videókonferenciákkal mindannyian kicsit stalkerek lettünk, hiszen a formális találkozókon túl mások otthonába is bepillantást kapunk. Alapvetés, hogy próbálj meg úgy ülni, hogy semmi kompromittáló vagy túl személyes sem látszik a háttérben, de nem biztos, hogy a könyvespolc a legjobb választás ilyenkor. Igen, jó dolog demonstrálni, hogy milyen olvasott vagy, azonban a kötetek ugyancsak elvonhatják a közönség figyelmét. Próbálj meg semleges hátteret választani, ha pedig a könyvespolc az egyetlen opció, kicsit távolodj el tőle, hogy ne legyenek olvashatóak a feliratok.

A fények túl sötétek vagy túl világosak
Mit csinálj helyette: Próbálj meg jól megvilágított helyet találni!

A világítás és a fények nagyban befolyásolhatják, hogyan ítél meg téged a közönséged. Persze, sokan rohantak, hogy beszerezzék a legújabb profi világítástechnikai megoldásokat, de nincs feltétlenül szükség ilyenekre.
Egyszerűen figyelj oda, hogy a fő fényforrás a kamerád mögött legyen, így a fény közvetlenül az arcodra irányul. Ülj egy ablak vagy egy lámpa elé a kedvező hatásért.

Hagyod, hogy mindenki kikapcsolja a kameráját
Mit csinálj helyette: Bíztasd arra a közönséged, hogy hagyják bekapcsolva a kamerát!

Goldberg szerint sok szempont van, amitől jó lesz egy előadás, de szerinte a legfontosabb igazság, hogy mindig az előadó felelőssége, hogy a közönség odafigyeljen. Ha a közönség elkalandozik az az előadó hibája.

Ha pedig előadóként nem látod a hallgatóságod, akkor fogalmad sincs, hogy figyelnek-e rád vagy épp mosogatnak vagy a körmüket vagdossák. Úgyhogy ne érezd magad kellemetlenül, ha arra kéred az embereket, hogy ne kapcsolják ki a kamerájukat. Akár előzetesen a meghívóban is jelezheted ezt a kérést feléjük, hogy később ne származzanak ebből kényelmetlen percek. Természetesen ez azt feltételezi, hogy előadóként te is arcoddal vállalod a hangod, hiszen egy élő előadást sem papírzsacskóval a fejeden tartanál meg.

Hogyan navigálj a dunai hajózásból izgalmas rafting túrává változott üzleti környezetben? ➤➤➤