TOP 3 email hack, amivel akár napi plusz egy órát is nyerhetsz!

A címmel ellentétben, én most nem a barokk körmondatokra, vagy a bullett point-okba szedett tömör levelekre gondolok. Sokkal inkább a magad időmenedzsmentjére és produktivitási trükkökre!

Olyanokra, amelyekkel naponta 30-60 percet is spórolhatsz és sokkal élvezetesebben tudod ezt a sokszor monoton feladatot végezni. Unalmas bevezetők helyett, jöjjön egy statisztika és néhány trükk!

Az emberek fele feladja egy utánkövető email után. Pedig a sikeres levelek átlaga nyolc, azaz nyolc utánkövetés!

Mindegy, hogy Outlookot, Gmailt vagy más klienst használsz, íme 3 trükk, amit vezess be a napi emailezésedbe:

Reminder/Emlékeztető

Ez az a funkció, ami órákat és nagyon fontos dealeket spórol nekem. Ennek köszönhetően jutottam el rengeteg konferenciára ingyen, akár előadóként, lettek új ügyfeleim, ültek le velem olyan elfoglalt emberek beszélgetni, akikre a legtöbben azt mondják, hogy esélytelen. Ez az egyszerű kis funkció annyit tesz, hogy az általad meghatározott időben szól neked, ha nem válaszoltak a leveledre. Tegyük fel, hogy egy régi ügyfeleddel szeretnél egy új projekten dolgozni, de nagyon elfoglalt. Megígéri, hogy jövő hét végéig ír neked, de sajnos közbeszól az élet és nem kapsz levelet. Még szerencse, hogy erre a levélre beállítottál egy 2 hetes emlékeztetőt és így kapsz is értesítést. Nem kell a fejedben tartanod, naptáradba írnod, Excelt vezetned, a program elvégzi helyetted a munkát. Magic!

Send Later/Később küldés

Biztosan előfordult már veled is, hogy egy késői órán kaptál a főnöködtől vagy partneredtől levelet, melyen utána dolgoznod kellett. Sőt, akár lehet, hogy te is küldtél már ilyet. Az egyik legjobb nagyvállalati felsővezetői tanács amit hallottam, hogy a leveleid munkaidőbe időzítsd. Mennyivel nagyobb az esélye, hogy jobb kedvvel válaszol a kollégád, vagy egy ügyfeled, valóban meg is nyitja a leveled, ha azt délelőtt küldőd hajnali 1 helyett.

Egy másik érdekes story: megtudtam, hogy az egyik partnerem például vasárnap este emailezik. Kb. minden emailemet előre, vasárnap este 7 órára időzítem és így küldöm neki. Amióta így teszek, nagyon megnőtt a válaszadási ráta. Nem azért, mert nem akarna válaszolni, csak máskor annyira elfoglalt. Ez a funkció egy általad előre meghatározott időben küldi el a leveled. Egy másik jó felhasználási trükköt a videómban mondok el. Az is olyan, ami legalább 10 perceket spórol nekem!

Shortcuts and Templates / Rövidítések és sablonok

Sokszor kell ugyanolyan vagy hasonló választ írni: mikor legyen a meeting, küldj egy bemutatkozót, heti riport stb. Ezekre általában megvan a sablonunk egy word vagy jobb esetben Google Drive formában. De az igazán profik a levelezőprogramon belül beállítanak billentyűkombinációkat és egyből beilleszthetik a szükséges információt!

Neked melyek a legjobb trükkjeid? A fentiek közül melyiket kezded el alkalmazni?

Ha érdekel, hogy milyen programok vannak minderre, akkor a Yesware.com vagy a Followup.cc lehetőségeit ajánlanám, a pluginjei akár Gmail, vagy Outlook fiókba is beépíthetőek. Vannak natív megoldások is, amelyekre én is áttértem. Egyik ilyen például a Spark, azt pedig, hogy miként működik a valóságban, az alábbi videóban mutatom be: