Fordított to do lista a sikeres nap kulcsa

Az elfoglalt emberek számára nem mindig egyszerű rendet vágni a különböző teendők ágas-bogas erdejében. Ha munkafronton épp különösen tevékeny és mozgalmas időszak elé nézel, érdemes összeállítanod egy fordított teendőlistát az előtted tornyosuló feladatokról.

Egyesek minden új projektjük előtt szorgosan megírják a teendőlistát, de olyan munkavállaló is akad, aki naponta ragad tollat és jegyzetfüzetet, hogy röviden, címszavakban összefoglalja a kulcsfontosságú feladatait. Nem biztos azonban, hogy a listának a kötelezettségeinket kell tartalmaznia: összeírhatjuk azokat a dolgokat is, amikbe szükségtelen energiát fektetnünk.

Amikor hagyományos teendőlistát készítünk, sokszor elfelejtjük priorizálni az egyes részfeladatokat, aminek az lesz az eredménye, hogy valósággal elveszünk a kihívások és kötelezettségek sűrűjében. Ha azonban előre leszögezzük, mi az, amivel biztosan nem kell foglalkoznunk, ez a veszély biztosan nem fog fenyegetni.

De hogyan fogjunk neki egy fordított teendőlista megírásának? Nos, kezdjük azokkal a teendőkkel, melyek bár bizonyos mértékig fontosak, nem élveznek prioritást egyéb feladatainkkal szemben. (Ilyen lehet például egy kollégádtól várt e-mail elolvasása és megválaszolása.)

Második lépésként érdemes azokat a dolgokat összegezni, melyek lényegesek ugyan, valójában viszont nem tesznek hozzá a napodhoz, sőt inkább csak lekötik az energiáidat. Lehetséges, hogy mást kell majd megbíznod ezeknek a feladatoknak a végrehajtásával. A lényeg, hogy gyorsan megszabadulj tőlük a jobb időbeosztás és a hatékonyabb munkavégzés érdekében.

Ezt követően érdemes számba venned azokat a már létező folyamatokat, munkákat, melyek nem fejlődnek attól, ha a napod folyamán különösebb figyelmet szentelsz nekik. Ezek afféle működő rendszerek, automatizmusok, így nem igényelnek komoly energiabefektetést.

Végül, de nem utolsósorban gyűjtsd össze azokat a sürgős feladatokat is, melyekkel mások bíztak meg, de a számodra nem életbevágóak. Ezeket a munkákat az esetek többségében akár más is elvégezheti helyetted, legyen szó egy új projekthez szükséges háttérkutatásról vagy bizonyos telefonhívásokról, e-mailek megválaszolásáról, melyek valójában nem lendítik előre a napi munkádat.

Ha naponta elkészíted, majd tüzetesen végigolvasod a listát, jóval könnyebb lesz felismerned és jelentőségük szerint súlyoznod azokat a teendőket, melyek tényleg csak rád várnak. Így aztán egyszerre racionalizálhatod a munkatempódat, tökéletesítheted az időbeosztásodat, és ami a legfontosabb: rengeteg felesleges stressztől szabadulsz meg.