Négynapos munkahét: 3 tipp a sikeres átálláshoz

A négynapos munkahét elterjedése globális tendencia, világszerte egyre több vállalat kísérletezik az új munkarendre való átállással. Szegmenstől függetlenül közös vonás ezeknél a vállalatoknál, hogy nem azt a célt tűzték ki maguk elé, hogyan préseljék bele a megszokott feladatokat egyel kevesebb munkanapba.

A négynapos munkahét sikeres bevezetésének kulcsa ugyanis a termelékenység növelése – mondja Josh Bersin HR és munkahelyi iparági elemző, akinek tanácsadó cége nemrégiben adott ki elemzést arról, mely vállalatok tértek át a négynapos munkahétre és milyen gyakorlatokat alkalmaztak a zökkenőmentes átálláshoz.

„Ezeknél a vállalatoknál közös vonás, hogy a négynapos munkahétre a termelékenység növelésének eszközeként tekintettek, nem csak a négy munkanapot akarták kikényszeríteni”

– erősítette meg Bersin hozzátéve, hogy ezt új technikai eszközök bevezetésével és szervezeti átalakításokkal érték el. Bersin három megközelítést emelt ki, amelyeket szerinte a vállalatoknak be kell vezetniük annak érdekében, hogy zökkenőmentesen átálljanak a négynapos munkahétre. Nézzük, melyek ezek!

Nem arról van szó, hogy 5 nap munkát préselj bele 4 napba

Bersin szerint hibás megközelítés a négynapos munkahét koncepciót úgy jellemezni, mintha az öt nap munkát kellene négy napba préselni. Ez a módszer kudarcra van ítélve, mert nem oldja meg azokat a problémákat, amelyekkel a négynapos munkahét kezdeményezés foglalkozni kíván. Ehelyett a vállalatoknak a folyamatot egy munkaidő-csökkentési projektként kellene kezelni. Ennek érdekében fel kell tenni néhány kérdést:

• Szükséges-e az összes heti megbeszélés, amit jelenleg megtartanak?
• Vannak-e olyan projektek, amelyekkel időt pocsékolnak és amelyek nem tesznek hozzá a vállalat céljaihoz?
• Hogyan lehet javítani a kommunikációt, hogyan lehet biztosítani a vállalaton belüli erőforrásokat, hogy az alkalmazottak ne pazaroljanak annyi időt ugyanazoknak az értekezleteknek az oda-vissza történő lebonyolítására?
• Milyen akadályok gátolják a produktivitást a napi munkában?
• A koncentrált munka elvégzése szempontjából mikor a leghatékonyabb a csapat egyéni szinten?

„A legtöbb vállalatban az ötnapos munkahét egy intézményesített örökség, sok időt pazarolnak el a 40 óra alatt” – mondja Bersin. „És valóban, majdnem minden vállalat, akivel beszéltünk, azt mondta, hogy a négynapos munkahéttel több munkát végeztek kevesebb idő alatt, és az alkalmazottak jobban érezték magukat a munkájukban és több idejük maradt a munka után” – tette hozzá.

Egyértelmű felelősség, egyszerűsített struktúra

Egy másik nagy trend a produktivitás növelése és a munkaidő csökkentése szempontjából a vállalati hierarchia egyszerűsítése, a szervezetek laposabbá tétele és a felelősségek egyértelműsítése – mondja Bersin, aki szerint a szervezetek laposabbá tétele többek között olyan előnyökkel jár, mint a gyorsabb kommunikáció a csoportok között és a dinamikusabb vállalati működés.

Mesterséges intelligencia és egyéb technikai eszközök bevezetése

A mesterséges intelligencia és más technikai eszközök bevezetése a termelékenység növelésére szintén időt takaríthat meg az alkalmazottak számára. Egy nemrég végzett Stanford kísérlet kimutatta, hogy a generatív AI 14%-kal képes növelni a munkahelyi hatékonyságot. Egy másik 2023-as Autonomy által végzett tanulmány azt találta, hogy olyan eszközök, mint a ChatGPT, növelhetik a termelékenységet, és elegendő időt szabadíthatnak fel 35 millió amerikai munkavállaló számára a négynapos munkahétre való áttéréshez.

A Wharton szervezeti pszichológusa, Adam Grant, egyetért ezzel: „Szerintem van egy valós potenciál, talán először az évszázadban, hogy komolyan elgondolkodjunk a munkahét rövidítéséről” – mondta a CNBC kérdésére a generatív AI eszközök munkahelyre történő bevezetésére reagálva. „Mi lenne, ha azt mondanám, hogy 10 %-kal kevesebb idő alatt 20-30%-kal hatékonyabban lehet dolgozni?”

A mesterséges intelligencia és más technikai eszközök használatának bevezetésétől tartanak a vállalatok, ez viszont megakadályozza a teljes potenciál kihasználását. Mielőtt bárki áttérne a négynapos munkahétre, a csapatoknak le kell ülni, és meg kell vitatni, hogyan használhatják hatékonyabban a rendelkezésükre álló eszközöket – magyarázza a szakértő.

Egy AI-asszisztens, például időt takaríthat meg az emberi erőforrások osztályoknak az értékelések, munkavállalói dokumentációk és kurzusok előkészítésében. A projektmenedzsment weboldalak beépített AI-t alkalmaznak a rutinfeladatok automatizálására és a projektmenedzsment folyamatok egyszerűsítésére. A technikai eszközöknek nem kell feltétlenül a mesterséges intelligenciához kapcsolódni: az alkalmazottak azzal is időt takaríthatnak meg, ha lehetőségük van kihagyni egy értekezletet, és később visszanézhetik a rájuk vonatkozó, releváns részeket.