Hogyan legyél hatékonyabb tavalyi önmagadnál?

A produktivitás a kapitalizmus egyik kedvenc gyermeke, és noha az élet értelme egyértelműen nem az, hogy minél többet dolgozzunk, ha ugyanannyi idő alatt több dolgot is elvégezhetünk hatékonyan, miért ne tennénk? Ezért is keressük a válaszokat és megoldásokat, amelyek hozzásegítenek produktívabban, tehát okosabban és nem keményebben dolgozni. Lássuk, mit mond a tudomány, miért van, hogy egyesek úgy tűnik, magától értetődően produktívabbak, és ezáltal sikeresebbek.

A Harvard Business Review oldalán közzétett online kérdőív segítségével hat kontinensről közel húszezer személy válaszait gyűjtötték össze egy produktivitásra fókuszáló vizsgálat keretében. A válaszadók nagyjából fele Észak-Amerikából töltötte ki a kérdőívet, 21 százalék európai lakos volt, 19 százalék pedig ázsiai. A maradék 10 százalék pedig Ausztráliából, Dél-Amerikából és Afrikából kattintgatott. A kérdőívnek megvoltak a maga korlátai, hiszen egy szegmentált olvasói kör közül kerültek ki, illetve a válaszok önbevalláson alapultak. Ennek ellenére is hasznos következtetéseket lehet levonni az adatokból a produktivitás kapcsán.

A szakemberek a kérdőív adatainak összesítése után három főbb következtetést vontak le:

• Először is, amit a bevezetőben is említettünk: attól még, hogy valaki többet dolgozik, még nem biztos, hogy produktívabb. Okosabban kell dolgozni ahhoz, hogy többet kipipálhass a top prioritásaid közül.
• Másodszor, a kor és a szenioritás (tapasztalat végső soron) korrelál a produktivitással, tehát minél idősebb és tapasztaltabb valaki, annál magasabb pontszámot ért el a kérdőívben, megelőzve a fiatalabb és még kevesebb munkatapasztalattal rendelkező kollégákat.
• Harmadszor pedig a férfiak és nők eredményei között nem volt szignifikáns eltérés összességében, de bizonyos szokások esetében megfigyelhető különbségek voltak a nemek között bizonyos szokások tekintetében, amelyek hozzájárulnak a személyes produktivitáshoz.

Azt találták, hogy a legmagasabb produktivitási pontszámmal rendelkező szakemberek általában ugyanazokban a szokáscsoportokban teljesítettek jól. A legfontosabb prioritásaik alapján tervezték meg a munkájukat, majd határozott céllal cselekedtek. Hatékony technikákat fejlesztettek ki a nagy mennyiségű információ és feladat kezelésére. És megértették a kollégáik igényeit – rövid megbeszélések, válaszkész kommunikáció és világos utasítások.

Megnyugodhatunk, mi európaiak produktívabbak vagyunk

A kutatás eredményei alapján földrajzi szempontból az észak-amerikai válaszadók átlagos termelékenységi pontszáma a középmezőnyben volt, annak ellenére, hogy az amerikaiak általában hosszabb munkaidőben dolgoznak. Az észak-amerikai pontszám jelentősen alacsonyabb volt, mint az európai, ázsiai és ausztrál válaszadók átlagos termelékenységi pontszáma. Másrészt az észak-amerikai pontszám jelentősen magasabb volt, mint a dél-amerikai és afrikai lakosok átlagos termelékenységi pontszáma (bár ezek voltak azok a területek, amelyekről a legkevesebb adat állt a vizsgálatot végzők rendelkezésére).

Miután jobban megvizsgálták az adatokat, arra jutottak, hogy a legproduktívabb régiókban, így Európában, Ázsiában és Ausztráliában a magasabb pontszámok olyan szokásoknak voltak köszönhetőek, mint a napi időbeosztás, az üzenetek folyamatos ellenőrzésének mellőzése, már a munka korai szakaszában a végtermékre fókuszáltak, illetve írás előtt alaposan átgondolták a mondandójukat.

Eltérő szokások nők és férfiak között

A nemek között (a kitöltők 55 százaléka férfi, 45 százalék pedig nő volt) összességében nem találtak számottevő különbséget, mégis volt néhány figyelemre méltó eltérés abban, hogy a nők és a férfiak hogyan tudtak ilyen produktívak lenni. A nők különösen magas pontszámot értek el a hatékony megbeszélések lebonyolításában – a nők nagyobb valószínűséggel küldték el előre a napirendet, mint a férfiak, a megbeszéléseket 90 percnél rövidebbek voltak, és ezeket a következő lépések megbeszélésével zárták le. A nők nagyobb valószínűséggel mondták azt is, hogy előző este elkészítik az időbeosztásukat, és azonnal válaszolnak a fontos e-mailekre.

Ezzel szemben a férfiak különösen jól teljesítettek, amikor a nagy üzenetmennyiséggel kellett megbirkózni – nem nézték meg túl gyakran az e-mailjeiket, és átugrották az alacsony fontossági értékű üzeneteket. A férfiak a nőknél nagyobb valószínűséggel számoltak be arról is, hogy a napi időbeosztásukban tartottak szabad idősávokat, gyorsan eljutottak a végtermékhez, és a feljegyzések megírása előtt vázlatokat állítottak össze.

A produktivitás a korral jár

A válaszadókat öt csoportba sorolták szenioritás alapján, ahol az öt a kezdőket, az egy pedig a legmagasabban lévőket jelölte. A legtöbb válaszadó a kezdő csoportban volt, a legkevesebb pedig a legmagasabban lévőben. Az életkorhoz hasonlóan a termelékenységi pontszámok is szisztematikusan emelkedtek a magasabb szolgálati idővel. Ez arra utalhat, hogy a magasabb produktivitás révén érhetik el a magasabb pozíciót a ranglétrán – vagy fordítva, az emberek rangidősekké válnak, és ezután produktívabbá kell válniuk. A magasabb rangú válaszadók a magas termelékenységet az időbeosztásuk jobb megtervezésével, a sok munka elvégzésével és az erősebb kommunikációs készségekkel érték el.

Mitől lesz valaki szuperproduktív?

A szakemberek ezután összevetették a leginkább produktív és a legkevésbé produktív kitöltők válaszait, hogy megértsék, mi vezet a különbséghez az eredményekben.

A legmagasabb pontszámot elérő szakemberek különösen ügyesek voltak a halogatás leküzdésében, a végtermék elérésében és a napi teljesítményre való összpontosításban. A legalacsonyabb pontszámmal rendelkező szakemberek jellemzően alacsony értékelést adtak e három szokás tekintetében. Emellett az előzetes tervezés is segített a szakembereknek produktívan tölteni a napjukat és elérni a céljukat: az ütemtervek előző esti áttekintése, a megbeszélések napirendjének kiküldése és a csapataik számára sikerességi mérőszámok meghatározása segítette őket ehhez hozzá. Adja magát, hogy a kevésbé produktív személyek ezen a téren alacsonyabb pontszámot értek el, valamint nem hagytak szabad idősávokat a beosztásukban, és nem használtak vázlatokat a memók megírása előtt.

Tehát, mi az, amit érdemes megjegyezni ezekből az eredményekből? Ha produktívabbá akarunk válni, egy sor konkrét szokás áll a rendelkezésünkre, hogy ezt elérjük.

Először is, tervezd meg a munkád a legfontosabb prioritásai alapján, majd határozott céllal kezd meg a tevékenységed.

• Előző este nézd át a napi ütemterved, hogy kiemeld a prioritásokat. A naptárában minden egyes időpont mellé jegyezd fel az arra vonatkozó célkitűzéseit.
• Minden megbeszélés előtt küldj részletes napirendet minden résztvevőnek.
• Ha nagy projektekbe kezdesz, minél előbb vázold fel az előzetes következtetéseket.
• Mielőtt bármilyen hosszú anyagot elolvasnál, határozd meg, hogy mi a konkrét célod vele.
• Mielőtt bármi hosszabb anyagot írnál, állíts össze egy logikus sorrendet tartalmazó vázlatot, amely segít, hogy ne kalandozz el.

Másodszor, dolgozz ki hatékony technikákat az információk és feladatok túlterheltségének kezelésére.

• Az olyan napi folyamatokat, mint az felöltözés vagy a reggeli elfogyasztása, tedd rutinná, hogy ne azzal menjen az időd, hogy ezeken gondolkodsz.
• Hagyj időt a napi menetrendben a vészhelyzetekre és a nem tervezett eseményekre.
• Óránként egyszer nézz rá a telefonodra és más képernyőkre, ahelyett, hogy néhány percenként ellenőriznéd őket.
• Ugord át az üzeneteidet, miután megnézted a feladót és a tárgyat.
• A nagyobb projekteket bontsd fel kisebb darabokra, és jutalmazd meg magad, ha egyet teljesítettél.
• Ha lehetséges, delegálj másokra olyan feladatokat, amelyek nem járulnak hozzá, hogy közelebb kerülj a legfőbb prioritásodhoz.

Harmadszor, fogadd el kollégáid igényeit a rövid megbeszélések, a gyors kommunikáció és az egyértelmű utasítások iránt.

• Korlátozd a megbeszélések időtartamát legfeljebb 90 percre, de lehetőleg kevesebbre. Minden megbeszélés végén határozzátok meg a következő lépéseket és hogy ki felel azokért.
• Azonnal válaszolj a számodra fontos emberek üzeneteire.
• A hallgatóság figyelmének lekötése érdekében inkább jegyzetből beszélj, minthogy előre elkészített szöveget olvass fel.
• Határozz meg egyértelmű célokat és sikerességi mérőszámokat minden csapatmunka esetében.
• A csapat teljesítményének javítása érdekében vezess be folyamatokat a hibák megelőzésére, ahelyett, hogy utólag hibáztatósdit játszanátok.

Olvass tovább: Multitasking helyett monotasking: tanulj meg újra fókuszálni!