A legtöbb megbeszélés értelmetlen, ezzel az egyszerű módszerrel viszont hatékony is lehetne

Ez a megbeszélés egy e-mail is lehetett volna – hányszor gondoltad ezt egy olyan meeting valós vagy virtuális színterét elhagyva, ahol semmit nem tudtál meg és semmilyen kérdésre nem kaptál választ valójában, cserébe elment vele egy-két órád és még el is fáradtál. Egy új kutatás szerint a legtöbb megbeszélés haszontalan, pedig könnyen orvosolni lehetne ezt a problémát.

Meeting meeting hátán. Tele a naptár megbeszélésekkel, a munka meg csak torlódik, közben pedig úgy érzed, nincs túl sok haszna ezeknek a találkozóknak.

A legtöbben így vannak a megbeszélésekkel, mégis a legtöbb munkahelyen a napi munkamenet elkerülhetetlen részét jelentik.

Félreértés ne essék, van, hogy csak a személyes egyeztetés tudja feloldani az elakadásokat, azonban a legtöbbször nem ez a helyzet. A személyes tapasztalatunk pedig az, hogy van egy pont, ami után kifejezetten károsak a megbeszélések, akár egy-egy alkalmazott felmondásához is hozzájárulhatnak, de a munkát is hátráltathatják, úgyhogy ideje leszámolni céltalan meetingekkel.

2019-ben a Harvard Business Review számolt be arról, hogy a kutatások alapján a legtöbb megbeszélés nem hatékony. Az egész felmérésük nagyon érdekes, érdemes elolvasni, de egy TED előadásban kiemelt adat különösen érdekes ezzel kapcsolatban: ebből kiderül, hogy a megbeszéléseken résztvevők 73 százaléka arra használja ezt az időt, hogy más munkákat elvégezzen. A Harvard Business Review cikkének szerzője, Steven G. Rogelberg szerint azért, mert a megbeszéléseken a résztvevők többsége csak passzív megfigyelő – csak hallgatnak és megfigyelnek.

Érdekesség még, hogy a legtöbb vezető beosztású személy az idejének 45-50 százalékát megbeszélésekkel tölti, az átlagos munkavállaló pedig 62 megbeszélésen vesz részt egy hónapban (ezek persze amerikai adatok). David Grady TED előadása alapján ezeknek az időfaló megbeszéléseknek “köszönhetően” több mit 37 milliárd dollár vész kárba. Fontos azonban hozzátenni, hogy az emberek 75 százaléka nem is kapott képzést ahhoz, hogy tudja, miként kell egy meetinget lebonyolítani és részt venni rajta. Pedig szükség lenne rá, mindannyiunk érdekében.

Van azonban egy pofonegyszerű megoldás a felesleges megbeszélések elkerülésére, hogy helyüket átvegyék az e-mailek és rövid chates beszélgetések.

Fontos, hogy egy megbeszélés akkor jöjjön csak létre, ha úgy érzed, hogy a találkozó témája interakciót, konkrét kérdés-válasz beszélgetést vagy vitát igényel, akkor úgy szervezd meg azt, hogy minden résztvevő világos útmutatást kapjon arról, mi is lesz a szerepe majd, mivel készüljön, mire számítson. A nyitott kérdéseknek itt nincs helye.

Például, ha konkrét visszajelzésre van szükséged, akkor a megbeszélés meghívójába írj olyan kéréseket/kérdéseket, amelyeket előzetesen gondoljanak át a résztvevők. Jelezd feléjük, hogy ki fogod kérni a véleményüket, akár kommentár, akár szavazás, akár pro-kontra beszélgetés formájában.

Tegyél fel konkrét kérdéseket, amit szeretnél megvitatni, és amiben döntésre kell jutni, de ugyanígy írd meg, hogy milyen felkészülést vársz el a résztvevőktől, például hozzák a saját kérdéseiket, javaslataikat és így tovább.

Végső soron pedig legyél proaktív. Ha úgy érzed, hogy egy személyes megbeszélés felesleges, akkor kedvesen indítványozd, hogy inkább e-mailben egyeztessetek erről.

Utólagosan is érdemes felmérni, hogy mennyire volt hasznos a megbeszélés, a résztvevők pedig egyszerűen visszajelezhetnek (vagy lehet anonim módon is csinálni)

• igen, hasznos volt számomra,
• voltak hasznos részei a számomra, de jó lenne a kiemelt kérdéseket más formában kommunikálni,
• egyáltalán nem volt hasznos.

Nyilván vannak olyan esetek, amikor a dolgozóknak nincs beleszólása, hogy egy megbeszélés meg legyen-e tartva vagy sem, de érdemes a fenti adatokkal alátámasztani az érvelést, hogy miért nem életbevágó a legapróbb probléma vagy félreértés miatt összerántani egy személyes meetinget. Ha pedig abban a pozícióban vagy, hogy ilyen kérdésekben dönthetsz, akkor dönts ésszerűen.