Utasítás helyett kérés: hogyan csináld, hogy működjön?

Az ellaposodott szervezeti struktúrák, a funkcionalitáson átívelő csapatok és az együttműködést, az autonómiát és az érzékenységet értékelő munkahelyi kultúrák világában élünk: ha korábban a dolgozók kérdés nélkül vakon teljesítették is a vezetőik utasításait, ennek az időszaknak egyértelműen leáldozott.

Ezzel együtt az utasítás helyét átvette a kérés – ami nem feltétlenül egy egyszerű dolog, különösen nem munkahelyi környezetben. A Harvard Business Review cikkéből azonban kiderül, hogyan lehet hatékonyan kérni.

A hatékony kérés valódi művészet

Szeretnéd, hogy valaki megcsináljon valamit, de nem adhatod ki neki? Az utasítás rosszul venné ki magát? Akkor mégis hogyan érheted el, hogy elvégezze az adott dolgot? Akár kollégák között is felmerülhet hasonló szituáció, de vezetőként sem lehet ma már mindent a beosztottra tolni. Kérni igazi művészet: íme, néhány hasznos tipp a tudatos, jól megfogalmazott kérésekhez.

Miért olyan nehéz kérni?

A vezetők gyakran úgy érzik, hogy mire egy kérést megfogalmaznak és elmagyarázzák, hogy mivel jár, addigra már maguk is elvégezhették volna a munkát. Vagy azért nem kérnek, mert úgy érzik, hogy nem kellene kérniük, hiszen egy ideális világban a beosztottaknak maguktól is tudniuk kellene a dolgukat. De gyakran nem tudják – így a feladat elvégzetlen marad, a vezető pedig magában forronghat.

Manapság a vezetők talán jobban odafigyelnek arra, hogy miként viszonyulnak a dolgozókhoz, miként kommunikálnak velük, ahogy egyre kevésbé elfogadható, ha alá-fölérendeltségi viszonyban sem kezelik méltósággal az embereket. Ennek a dinamikának a generációk közötti különbség is fontos eleme: gyakran a vezetői pozíciót jelenleg elfoglaló személyek még olyan munkakultúrában szocializálódtak, ahol a főnök minden igényét figyelembe kellett venniük, míg most olyan embereket irányítanak, akik nem rendelkeznek ugyanezekkel a berögződésekkel.

Amikor a vezetők kéréseket fogalmaznak meg, gyakran felhígítják azokat, hogy könyednek tűnjenek. A világos, jól megfogalmazott kérések azonban mindenkinek jót tesznek. Íme, hogyan sajátítsd el ezt az alulértékelt művészetet.

A hatékony kérés öt eleme

Chalmers Brothers, a Language and the Pursuit of Happiness című könyvében kifejtett szemléletére támaszkodva a kérést öt összetevőre bonthatjuk:

1. Mit akarsz?

Világosan és egyértelműen, részletekbe menően fogalmazd meg és juttasd a másik tudtára, hogy mit szeretnél, mire van szükséged. Enélkül csak félreértés lesz a vége, és te fogsz bosszankodni, amiért nem azt kaptad, amit kértél.

2. Kitől várod?

Amikor kérést intézel egy csapathoz, gyakran előfordul, hogy mindenki a másiktól várja, hogy reagáljon, és nem veszi saját magára a feladatot. Fontos ilyenkor egyértelműen kijelölni, hogy ki a felelőse a feladatnak.

3. Mikorra van rá szükség?

Az egyik leggyakoribb probléma, ami a kéréseknél felmerül, hogy nem lesz kész időre, mert például a másik nem érzékelte, hogy ez egy sürgős dolog, neked pedig mielőbb szükséged lett volna rá. A kéréssel mindig járjon együtt egy határidő is, ezzel számos kellemetlen pillanatot meg tudsz előzni.

4. Mik az elégedettség feltételei?

Sok csapatban van egy önjelölt ördög ügyvédje, akinek megjegyzései, bár jogosak, elnyomhatják a szabad, kreatív gondolkodást az alacsonyabb pozíciót elfoglaló csapattagok körében. Ha azt kérjük, hogy legyenek „pozitívabbak” vagy „optimistábbak”, az nem valószínű, hogy eredményre vezet, különösen akkor nem, ha a munkavállaló valóban úgy érzi, hogy segítőkész. Ehelyett vezetőként nagyobb sikert érsz el, ha a megbeszélések során megfogalmazod az elégedettség konkrét feltételeit. Például az előbbi példánál maradva vezetőként ebben az esetben kérheted, hogy a következő megbeszélésen az önjelölt ördög ügyvédje gyakorolja a „hárman előttem” szabályt, azaz várja meg, hogy három másik munkatárs is hozzászóljon a diskurzushoz, mielőtt ő megszólal. Vagy kérheted, hogy a csapattag két pozitív hozzászólást is mondjon, mielőtt kritikát fogalmazna meg.

5. Mi a kontextus?

Kérésed kontextusba helyezésével vezetőként javíthatod annak esélyét, hogy finoman érjen célba – anélkül, hogy felhígulna a hatalmad. A kontextus tisztázhatja, hogy miért fontosak bizonyos határidők, még akkor is, ha azok önkényesnek tűnnek.

A válasz elmaradása esetén

Egy megfelelően megfogalmazott kérésre négy elfogadható válasz létezik: elfogadás, elutasítás, ellenajánlat („Keddre nem tudom elküldeni, de szerda 18 órára el tudom küldeni”), és egy vállalt késedelem („Péntek délig visszahívlak a válasszal”). Ha nem érkezik semmilyen visszajelzés, akkor lényegében nem kaptál konkrét választ a kérésedre, ami nagy valószínűséggel figyelmen kívül fog maradni.

Ilyen esetben vissza kell szerezni az irányítást a helyzet felett, például tudasd az illetővel, hogy mikor fogsz nála érdeklődni az üggyel kapcsolatban, mikorra akarsz tőle határozott választ.

Eredményt hozó kérések

Még a leghatékonyabb vezetők is felismerik, hogy mennyi mindent nem tudnak befolyásolni, de egy dolog, ami felett mindannyian rendelkezünk, az az, hogy hogyan kommunikálunk másokkal. A világosan megfogalmazott kérések, amelyek valódi válaszokat váltanak ki, a legtöbbünk számára nem természetesek. Idővel azonban ez is könnyebbé válik, a lényeg, a gyakorlás.