Hogyan sokszorozd meg csapatod hatékonyságát?

Egyes beszámolók szerint, ha Elon Musk egy meetinget nem tart kellő képpen hasznosnak, fogja magát és kisétál a megbeszélésről.

Számtalan példát lehetne hozni olyan vállalati értekezletre, amelynek se eleje se vége, amely nem hozott sem eredményt, sem érdemi előrelépést, a résztvevők pedig már akkor a végét várták, mielőtt elkezdődött volna.

Ha nincs időd több eredménytelen megbeszélésre és a megoldás egy kevésbé drasztikus formáját választanád arra, hogy az általad vezetett értekezletek valóban megsokszorozzák a csapat hatékonyságát – íme, 5+1 lépés az értekezlet minőségének javítására.

Pontos határok

A hatékony értekezlet időben kezdődik és a megbeszéltek szerint ér véget. A vállalati kultúrát erősen jellemzi, hogy a munkatársak mennyire tisztelik meg egymást és az adott feladatot jelenlétükkel, pontos érkezésükkel és felkészültségükkel. Ha a résztvevők tudják, hogy a megbeszélés első részén úgysem történik semmi érdekes, hajlamosak lehetnek a késésre. Érdemes ezért pontos keretet adni minden egyes értekezletnek és legyen inkább rövidebb, de eredményes a találkozó, mint hosszú és vontatott. Friss kutatások szerint az aktív figyelmi képesség ma körülbelül egyetlen perc. Ha nem vagy elég hatásos előadó, akkor a hallgatóság gondolataiban 60 másodperc után megjelennek a múlt emlékei vagy a jövőbeli vágyak.

Részletes menetrend

Az értekezlet hatékonyságát növeli, ha nem csak a megbeszélés végén készül összefoglaló, de azt megelőzően is készül menetrend, amelyet a résztvevők is megkapnak. Így számukra is adott a lehetőség a pontos, érdemi felkészülésre, tudják, hogy mire számíthatnak, így a közös idő fókuszában valóban a megoldandó feladat állhat.

Konkrét cél

A csapatod és az értekezletek hatékonyságának megsokszorozásához talán a legevidensebb pont, mégis sokszor megfeledkeznek róla a vezetők: mi a megbeszélés célja? Hova kell a csapatnak eljutnia az értekezlet végére? Milyen eredmény várható a találkozótól? Amikor a tervezett eredmény világos, a résztvevők együtt dolgozhatnak azon, hogy elérjék a célt és elkerüljék, hogy a megbeszélés mellékvágányra fusson. Vezetőként az egyik kulcskérdés a vízió pontos meghatározása, amely igaz az értekezletek konkrét célkitűzéseire is.

Előzmények áttekintése

Ha az értekezletnek volt előzménye, érdemes röviden felfrissíteni az eddig elért eredményeket, ami nem csak megadja a résztvevők számára a kontextust, de azoknak is segít könnyen felvenni a fonalat, akik esetleg távol voltak.

Érdemes rövid beszámolót kérni a korábban meghatározott feladatok állapotáról, így a csapat megszokja a felelősséget, amelyet egymás előtt kell vállalni a feladat el – illetve el nem végzéséért, ami szintén ösztönző erő lehet.

Összefoglaló

Számtalan félreértés elkerülhető, ha az értekezleten elhangzott kérdésekről, feladatokról, főbb pontokról, jelentős döntésekről és határidőkről a megbeszélést követően készül összefoglaló, amit minden résztvevő megkap és amelynek része a következő lépés és a feladatok pontos megfogalmazása. Érdemes minden feladathoz egy valakit választani, aki felelősséggel tartozik annak elvégzéséért.

Mi a következő lépés?

Sokkal hatékonyabb meghatározni a következő értekezlet időpontját, amikor még együtt a csapat és mindenki előtt ott a naptár, így érdemes kihasználni a lehetőséget és ezzel zárni a megbeszélést.

Az értekezletek minőségének javítása különösen nagy kihívást és munkát jelenthet, ha már van egy bevett, bár nem jól működő gyakorlat. Még mindig jobb viszont egy lépést visszalépve újratervezni ezt a szokást, mint egy újabb megbeszélés, amely eredmények nélkül ért véget. Minden résztvevő oldaláról erőforrást igényelnek ezek a találkozók – minél hatékonyabb a csapat, annál jobb a befektetett idő és energia megtérülése.