Kutatások által igazolt 13 módszer a hatékonyabb virtuális kommunikációhoz

A koronavírus-járvány az amúgy is digitalizálódó kommunikációt még inkább az online csatornák felé terelte, így a Skype, Zoom, Hangouts nemcsak megbeszélések, tárgyalások, de még a baráti borozások színtere is lett.

Azonban az új eszközök és az új szituációk rengeteg kihívást is tartogattak, mind technikai, mind emberi oldalon. Hogyan kommunikálj hatékonyan a kollégáiddal, ügyfeleiddel vagy épp barátaiddal, amikor egy lapos képernyőhöz kell beszélned? Az Oregoni Egyetem kutatói a tudományt hívták segítségül a kérdés megválaszolására, és 13 technikát gyűjtöttek össze.

Halló? Hallotok? Miért nincs bekapcsolva a kamerád? Mindenki itt van? A járvány első, lesújtó időszakában némi keserédes humort hoztak az otthon töltött hétköznapokba az online videókonferenciák. Úgy tűnik azonban, hogy hozzá kell szokni ehhez a fajta interakcióhoz és valószínűleg még hosszú ideig velünk maradnak az online megbeszélések, így itt az ideje, hogy tökéletesre fejleszd a képernyőkön átívelő kommunikációdat!

Számos kérdés felmerülhet egy online megbeszélés során: Hogyan csatlakozz be egy virtuális beszélgetésbe? Honnan tudod, hogy mikor van rajtad a sor? Mi történik, ha belevágsz valaki szavába, akár a főnöködébe? Elég jó, amit mondasz? Az Oregoni Egyetem szakértői a kommunikáció terén az elmúlt 40 évben gyűjtött információkat hívták segítségül, hogy válaszoljanak ezekre a szorongató kérdésekre.

Íme 5, tudományosan alátámasztott stratégia, amivel hatékonyabb lehet a kommunikáció a kollégákkal, ügyfelekkel, de még akár a családtagjaiddal is!

Nyitott kérdéseket tegyél fel

Ha valaki arra panaszkodik, hogy nem teszel eleget a csapatért, vagy nem segítesz eleget a ház körül, akkor általában az első reakció a hárítás vagy védekező mód. Ehelyett inkább kérdezd meg, hogy „Mire van most tőlem a leginkább szükséged?” vagy „Ki tudnád fejteni bővebben?” Majd figyelj a válaszra, és add a másik tudtára, hogy megértetted.

Emeld ki a részleteket

A homályosan megfogalmazott panaszok elfelejtődnek, de a pontosan meghatározott, példákkal alátámasztott kritika segít a fejlődésben. Ahelyett, hogy valakinek azt mondanád, hogy „Az elmúlt időben figyelmetlen voltál, és nem reagáltál”, próbáld meg azt, hogy „Tegnap, amikor csatlakoztál a Zoom megbeszéléshez, azt mondtad, hogy nem fejezted be az e-mailt, ezért én megcsináltam.” Ezután tedd hozzá, hogy „Mi volt veled?” vagy „Mi gátolt meg abban, hogy teljesítsd a feladatot?”

Vedd ki a részed a probléma megoldásából

Semmi sem fejezi ki olyan jól az egységet, mint az, ha elismered, hogy te is része vagy a problémának. Például: „Nem vettem ki a részem a ház körüli munkából, pedig az én időbeosztásom rugalmasabb.” Nehéz olyasvalakire haragudni, aki elismeri a felelősségét. A támadásból ezzel az együttműködés felé terelheted a társalgást, legyen az munkahelyi vagy privát.

Oszd meg tudatosan az érzéseidet

A mostani egy nagyon nehéz időszak, amikor nem szégyen a gyengeség és a negatív érzelmek kimutatása, ráadásul ez segít, hogy jobban tudj kapcsolódni másokhoz. A személyes jellegű mondatok, így a „Néha teljesen eluralkodik rajtam a félelem az egészségem miatt”, egy sikeres kapcsolat biztos jelei lehetnek.

Az átalakulás segíthet

Helyezd új alapokra a kapcsolatot például azzal, hogy „Gondolkoztam a legutóbbi beszélgetésünkön, és arra jutottam, hogy jobban is tudom csinálni. Megpróbálhatjuk újra?”

A személyes szintű kommuinkáció mellett az alábbi 8 technika abban segít, hogy egy csapat jól működjön, vagyis mindenki felszólalhat félelem nélkül, mindenki érzi, hogy odafigyelnek rá, és mindenki elkötelezetten dolgozik a közös célért.

Találjátok meg azt a kérdést, amely a csapat munkájának középpontjában áll

Pörgesd fel a csapatod kreatív megérzéseit olyan kérdésekkel, mint például: „Miként tudnánk egy befogadóbb közösségi élményt adni?” vagy „Milyen virtuális megoldásokat kínálhatunk az ügyfeleinknek?”. Egy produktív, elkötelezett csapat többet tesz az alapvető feladatok megoldásánál.

Értékeljétek a csöndet, mielőtt megosztjátok az ötleteket

A részvételi hajlandóság jelentősen megnő az online videokonferenciák esetében. Éppen ezért tartsatok két perc csöndet, mielőtt a csapattagok beszélni kezdenének, mivel ez segít, hogy mindenki összeszedje a gondolatait, és a csendesebb emberek is meg mernek majd szólalni.

Határozzatok meg egy sorrendet

A kínos csöndek és az egymáson átbeszélések helyett sokkal jobb, ha előre meg van határozva, hogy ki-mikor beszélhet, ezzel elkerülhető mindenfajta félreértés.

Legyen egy virutális memóriája a csoportnak

Legyen egy “jegyző” minden online megbeszélésnél, aki lejegyzeteli az összes ötletet vagy épp rögzíti a teljes beszélgetést, hogy később aztán újra fel lehessen eleveníteni, és pontosan tudjátok, hogy mi került már szóba, hol hagytátok abba legutóbb.

Használjátok a PRES rendszert a viták felpezsdítésére

Point, vagyis érveljetek egy dolog mellett 45 másodpercig, majd jöjjön a Reason, vagyis az indoklás, ezt követi az Example, tehát egy példa, a legvégén pedig jön a Summary, összegzés. Ilyen formában jobban át tudjátok adni az ötleteiteket, és a többiek is világosabb képet kapnak róla. Egy plusz: a személyes példa nagyon erős hatással lehet a hallgatóságra.

A csendesebb embereket is vonjátok be a beszélgetésbe

Fontos hangsúlyozni, hogy mindenkinek számít a véleménye és gyakran épp a csendesebb embereknél bújhat meg egy-egy szuper ötlet, ezért alakítsátok úgy, hogy a közeg legyen biztonságos a kevésbé magabiztos emberek számára is.

Az egyetértésen legyen a fókusz

Tedd fel a kérdést: „Mi az, amiben egyetértésre jutottunk?” Ahelyett, hogy az apró nézetkülönbségeken lovagolnátok, inkább fókuszáljatok azokra a pontokra, amelyekben egyezik a véleményetek.

Legyen egy összegzés a megbeszélés végén

Amikor végeztetek a tényleges megbeszéléssel, minden résztvevőnek legyen 20 másodperce arra, hogy elmondja, számára milyen volt a beszélgetés, hasznos vagy sem, hogy érzi magát utána.