Időmenedzsment-mátrix: kiváló módszer a produktivitás növelésére

Hiába vagy sikeres és hatékony, mindig lesz egy erőforrás, ami csak korlátozott mennyiségben áll rendelkezésedre, ez pedig az idő. Valószínűleg te magad is kerültél már olyan helyzetbe, amikor úgy érezted, 24 óra is kevés lenne ahhoz, hogy teljesítsd az adott napon elvégzendő feladataidat. Most megkönnyítjük számodra az idővel folytatott küzdelmedet, méghozzá úgy, hogy egy roppant ütőképes fegyvert adunk a kezedbe.

Az időmenedzsment-mátrix lényegében egy teendőlista, mely világos, átlátható formába önti a feladataidat, egyúttal segít azok priorizálásában, valamint abban, hogy hatékonyabb időgazdálkodással dolgozhass – írja a Success.com. A módszer lényege, hogy jelentőségük alapján négy különböző szakaszra (kvadránsra) osztja a teendőidet, melyek a következők: sürgős/fontos, sürgős/nem fontos, nem sürgős/fontos, nem sürgős/nem fontos.

A módszert gyakran hívják Eisenhower-mátrixnak is. Nevét Dwight D. Eisenhower néhai amerikai elnökről kapta, aki egyebek mellett kiváló időgazdálkodásáról volt híres. Maga az ötlet azonban Stephen Covey szervezetfejlesztési és vezetési tanácsadó munkássága révén került a köztudatba, aki 1989-ben megjelent, A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása című könyvében körvonalazta az időmenedzsment-mátrix alapjait.

Az időmenedzsment-mátrix legfontosabb pozitívuma, hogy fontossági sorrendet állít fel a különböző rendű és rangú teendőid közül. Így aztán mindig azzal a feladattal kezdheted a munkádat, amit a legjelentősebbnek, a legsürgősebbnek ítélsz. A sürgős kötelességek nem tűrnek halasztást, azoknak bizony rögtön eleget kell tenned. Az viszont, hogy valami nem tűr halasztást, nem jelenti szükségszerűen, hogy fontos is. Lehet, hogy egy frissen érkezett e-mailre azonnal válaszolnod kell, a rutinszerű feladat viszont elterelheti a figyelmed az aznapi munkád lényegi részéről.

A fontos teendők viszont rendszerint a hosszabb távú, nagyobb volumenű célok elérését segítik, ráadásul nem is olyan biztos, hogy szorosan összefüggenek a munkáddal. Megírni életed legfontosabb könyvét, felkészülni a maratonra, vagy elérni egy ezekhez hasonló, magán- vagy privát életbéli mérföldkövet – senki sem vitatja, hogy ezek jelentőségteljes feladatok és szép kihívások, de nem mindig kapcsolódnak össze a hétköznapi munkafolyamataiddal.

De térjünk is vissza az időmenedzsment-mátrixhoz! Az imént felsoroltuk azt a négy különböző feladattípust, melyek segítenek priorizálni a teendőidet. A legpraktikusabb, ha kreálsz egy táblázatot e kategóriákkal, és minden rubrikát kitöltesz. Ahhoz, hogy ezt megtedd, előbb át kell látnod, mely kvadránshoz milyen típusú feladatokat érdemes sorolni.

1. Sürgős és fontos

Az ilyen jellegű feladatoknak rögtön neki kell veselkedned. Általában valamilyen fontos határidő kapcsolódik hozzájuk, amihez nem árt igazodnod, a mulasztás pedig akár komoly következményeket vonhat maga után. Ha például nem fizeted be időben a számláidat, vagy túl későn reagálsz egy munkahelyi krízishelyzetre, nem várt veszteségeket szenvedhetsz el. Ne feledd: az egyszerre sürgős és fontos teendők prioritást élveznek ugyan, de nem jó, ha a fókuszod kizárólag ezekre szűkül. Ne zsúfold tele ezt a kategóriát ide nem illő elemekkel, az ugyanis egészen biztosan fejetlenséghez vezet.

2. Nem sürgős, de fontos

Ide kerüljenek azok a teendők, melyeknek nincs konkrét határidejük, de a jövőd szempontjából kulcsfontosságúak lehetnek. Általuk a nagyobb, távlatos céljaidat érheted el könnyebben (ez lehet akár egy könyv megírása vagy egy új marketingstratégia kidolgozása). Ennek a rubrikának a kitöltése fokozott éberséget és aprólékosságot követel. Mivel hosszú távú, időben kitolódó tervekről van szó, az emberek többsége hajlamos arra, hogy szinte teljesen megfeledkezzen róluk, és a sürgős cselekvést igénylő feladattípusokra összpontosítson. Állj ellen a halogatás kínzó kísértésének, és naponta tégy egy-egy apró lépést ezen projekjteid fejlesztése érdekében! A lassú, de következetes haladás erősítheti a motivációdat és kiégéstől is megóvhat.

3. Sürgős, de nem fontos

Ebbe a kategóriába azokat a feladatokat érdemes beszuszakolnod, melyeket nem odázhatsz el, viszont különösebb jelentőséggel sem bírnak (találkozók, meetingek megszervezése, adatbázis-frissítés, e-mailek megválaszolása). Emellett érdemes olyan teendőket is idesorolnod, melyek sürgősek, nem túl fontosak, de komolyabb szellemi erőfeszítést is követelnek tőled. A lényeg, hogy ebben az esetben se borítsák homályba a távolabbi jövődet: tudd, melyek azok az ügyek és projektek, amik a szakmai előmeneteled, az egészséged, a jó közérzeted szempontjából döntő fontosságúak! A sürgős, de nem fontos feladatokkal töltött idő nem feltétlenül növeli a hatékonyságot és az elégedettségérzetet. Ha van rá módod, e teendők egy részét delegáld, vagyis bízd rá azokra a beosztottaidra, akiknek épp kisebb a munkaterhe, mint a tiéd.

4. Nem sürgős, nem fontos

Ebbe a csoportba jellemzően azok a szokások, időtöltési formák tartoznak, melyek leginkább csak hátráltatnak a feladataid abszolválásában és a sikeres időgazdálkodás kialakításában: bizonyos meetingek vagy telefonbeszélgetések, feladatok, amelyekhez nem feltétlenül igénylik a te személyes közbeavatkozásod. Érdemes időről időre újragondolod, milyen elemek is kerüljenek ebbe a rubrikába és delegálni a feladatot.

Gyorstalpaló az időmenedzsment-mátrix használatához

Végül, de nem utolsó sorban álljon itt néhány praktikus tanács, mely megkönnyítheti számodra az időmenedzsment-mátrix alkalmazását.

• Egyik kategóriát se zsúfold túl! Az ideális, ha mindegyik csoportba 10-10 különböző teendő kerül!
• Ne adj hozzá új teendőt a listához mindaddig, amíg ki nem húzol egy korábbit!
• Minden egyes feladatot köss össze egy határidővel, hogy eredményesebb legyen a fejlődésed!
• Minden nap tűzz magad elé egy aktuális célt, hogy sikeresen menedzseld a második kategóriába tartozó tevékenységeket!
• Ha úgy érzed, egy feladatot mégsem kell végrehajtanod, nyugodtan töröld a listádról!
• Mielőtt bármilyen elemet hozzáadnál az első és a második kategóriához, vizsgáld meg, tényleg abszolválnod kell-e ezeket a feladatokat! Vannak bizonyos kötelezettségek, melyeket nem lehet kikerülni, de amennyire csak lehet, szűkítsd le azon teendők körét, amelyek elvonhatják a figyelmedet az igazán fontos céljaidról!

Az időmenedzsment-mátrix kiváló módszer a produktivitás fellendítésére, munkafolyamataid optimalizálására. Ugyanakkor ne feledd: csak te magad tudsz ügyesebben, jobban sáfárkodni a saját időddel. Igyekezz a legnagyobb gondossággal eljárni a fontossági sorrend kialakításakor, minden egyes döntésedet gondold át alaposan! Ebben az esetben ugyanis semmilyen kellemetlen meglepetés nem érhet majd.