Ez a legjobb módja, hogy lezárj egy meetinget

Ha azt szeretnéd, hogy a munkatársaid elégedetten távozzanak az általad irányított megbeszélésekről, akkor mindig törekedj a hatásos lezárásra – javasolja a téma avatott szakértője.

Előfordult már veled, hogy egy munkahelyi megbeszélésről kifelé jövet azon törted a fejed, egyáltalán miért is vettél részt az eseményen? A meetingekkel kapcsolatos leggyakoribb frusztráció abból fakad, hogy az emberek többsége merő időpocsékolásnak tartja az efféle kötelezettségeket – mondja Mo Bunnell, a Tégy a növekedésért: Fejleszd a kapcsolataidat az üzleti sikerek és a karrierépítés érdekében című könyv szerzője. Végtére is valóban nem megnyugtató, ha rááldozol másfél-két órát egy olyan munkahelyi eszmecserére, mely a nap végére ködös emlékképpé halványul benned. Bunnell leszögezi: ha azt szeretnéd, hogy a kollégáid elégedetten távozzanak az egyeztetésről, nagyobb hangsúlyt kell helyezned a meeting lezárására.

„Ahhoz, hogy tökéletesen le tudj zárni egy megbeszélést, tökéletesen is kell elkezdened” – idézi a szakértőt a Fast Company cikke.

Kiemelten fontos, hogy már a meeting legelején, a napirendre tűzött témák áttekintésekor eleven kapcsolatot alakíts ki a hallgatósággal. Sorold fel tételesen az elérendő célokat, majd intézz egy kérdést az egybegyűltekhez: „Rendben lesz ez így?” Ha azt tapasztalod, hogy erre a kérdésre néhányan felkapják a fejüket, felveszik a szemkontaktust, bólogatnak, vagy egyéb nonverbális eszközökkel „válaszolnak”, akkor megnyugodhatsz: rá is léptél a helyes ösvényre.

A lezárás szempontjából szintúgy lényeges a megbeszélés középső szakasza. Ekkor ugyanis lehetőséged nyílik arra, hogy világosan jelezd a hallgatóság felé: a beszélgetés néhány kardinális célja már meg is valósult. Bunnell a Harvard Egyetem kutatójára, Teresa Amabile-re hivatkozik, aki A fejlődéselv című kötetében megállapítja: a legproduktívabb és legboldogabb emberek a járulékos eredményeket, a részsikereket is gyakorta megünneplik és elismerik.

Ha már a meeting közben egyértelműen utalsz arra, hogy bizonyos közös célok teljesültek, azzal közvetve bár, de elismered a közösség teljesítményét, építed a csapatkohéziót, ráadásul így a beszélgetés végén könnyebb lesz az újabb feladatok és célkitűzések azonosítása, megnevezése.

Oldottabb nyelvezet

A meeting elején és végén arra is kiváló lehetőség kínálkozik, hogy oldottabb, hétköznapibb nyelven kommunikálj a beosztottjaiddal, a munkatársaiddal. Az idén tavasszal elhunyt Nobel-emlékdíjas pszichológus, Daniel Kahneman megfigyelte, hogy az emberek többsége egy élmény esetében annak érzelmi csúcspontjára, valamint végső mozzanatára emlékszik a legtökéletesebben.

„Azért emlékszünk ennyire tisztán egy-egy esemény emocionális csúcspontjára, mert abban sűrűsödik össze a legtöbb érzelem” – mondja Bunnell. „A zárlat pedig azért annyira fontos, mert az a legvégső pillanat. És itt jön be a képbe a frissesség effektus, ami annyit jelent, hogy élénkebben emlékszünk azokra a részletekre, amiket egy beszélgetés végén hallottunk, mint azokra a véletlenszerű dolgokra, amik a közepén hangzottak el” – ecsetelte a szakértő.

Gyakorlati és érzelmi lezárás

Ha tudatosan ügyeltél rá, hogy a nyitány emlékezetes legyen, a középső részben pedig kitértél az eddig elért eredményekre, és még néhány kedves gesztust (szeretetteljes mosoly, dicsérő szavak) is bevetettél, akkor már csak meg kell koronáznod a találkozót egy hatásos befejezéssel. Bunnell különbséget tesz a „gyakorlati” és az „érzelmi” lezárás között. Az előbbi tulajdonképpen az elképzelések, ideák, várakozások újbóli nyomatékosítását jelenti, de testet ölthet a beszélgetés utáni üzenetekben (kör-e-mailek küldése, telefonhívások) és személyes egyeztetésekben is. „A gyakorlati lezárás is fontos, főként akkor, ha a meeting során több fontos döntés is született. Listázd a következő lépéseket! De ha ezen a ponton be is fejezed, az egy kicsit unalmas lesz” – figyelmeztet a szakember.

Az érzelmi lezárás személyes jellegű kapcsolatteremtést jelent a meeting végén. Ha tudod, hogy az egyik kollégád nemsokára afrikai kalandszafarira utazik, akkor a mondandód végeztével szólítsd meg (a többiek füle hallatára): „Jó szórakozást a szafarin! Alig várom, hogy lássam a fotókat! Gondolni fogok rád a jövő héten. Érezzétek jól magatokat a családdal!” Triviálisnak tűnő mondatok, melyek mégis rengeteg érzelmet tartalmaznak, valamint azt közvetítik a megszólított felé, hogy az érzelmi-mentális jóléte akkor is fontos a számodra, ha kiteszi a lábát az irodából. Mi több, a kommunikációs partner emlékezetében még sokáig visszhangozni fognak a szavaid, hiszen – ahogy már említettük – a frissesség effektus miatt mindig fogékonyabbak vagyunk azokra a mondatokra és történésekre, melyek lezárnak egy eseményt.

Bunnell hozzáteszi: „Ha a lezárás jól sikerül, akkor nagyobb az esélye, hogy a közeljövő történései sikert érleljenek. És pontosan ez a meetingek valódi értelme.”