A gyorsaság kultúrája forradalmasíthatja az irodai munkát?

Nem, az alkalmazottaidnak nem kell majd folyton versenyt futniuk az idővel: a gyorsaság kultúrája a gyakorlatban pontosan időzített döntéseket, hatékonyabb priorizálást, agilisabb és rugalmasabb munkastílust jelent.

A legjobb munkahelyi vezetők tisztában vannak vele, hogy – bár csupán alkatrészei egy nagyobb gépezetnek – minden egyes cselekedetükkel hatást gyakorolnak vállalatuk jövőjére. Általános irányelveket fogalmaznak meg beosztottjaik számára, formálják az irodai kultúrát, hosszabb távú stratégiákat dolgoznak ki, és persze a sikert érlelő – vagy épp kudarcokat okozó – döntések felelőssége is az ő vállukon nyugszik. De mi a legfontosabb érték, amivel gazdálkodniuk kell? Nos, a válasz egyszerűbb, mint hinnéd: az idő. Az intelligens és előrelátó vezető jól tudja, hogy nem csupán a saját, de alkalmazottai idejét is neki kell gondosan és precízen beosztania. És ha elsajátítja a gyorsaság kultúrájának legfőbb alapelveit, akkor ezen a területeken sokkal nagyobb eredményeket fog tudni elérni, mint amilyenekről valaha is álmodott – írja a Fast Company.

A bölcs vezető elsősorban a saját személyes példájával támasztja alá, hogy tényleg létjogosultsága van a gyorsaság kultúrájának az irodán belül. Másodsorban megfelelő eszközöket és nagyfokú önállóságot biztosít a saját dolgozói számára, hogy azok képesek legyenek hatékonyan, proaktívan dolgozni.

Ha világosan meghatározod az időkereteket csapatod tagjai számára, s a gyakorlatban is jutalmazod a különböző feladatok gyors teljesítését, akkor az alkalmazottaidat is motiválttá teheted abban, hogy elsajátítsák az új munkakultúra alapjait. De hogyan honosítsd meg az irodában a gyorsaság kultúráját? Hogy néz ki az imént felvázolt paradigmaváltás a gyakorlatban? Nem hagyunk magadra: máris mutatunk három gyakorlati példát, melyek segíthetnek a kezdeti bizonytalanságok leküzdésében.

1. A hétfői meetingek rendszere

Ha nagyobb rugalmasságot és gyorsabb cselekvést vársz el a csapatodtól, akkor gyakrabban kell összedugnotok a fejeteket, mint eddig. Innentől fogva ugyanis kisebb időléptékben kell gondolkodnotok: ne csak a havi, illetve negyedéves teendőkre fókuszáljatok, hanem tűzzetek magatok elé célokat minden egyes napra, hétre vonatkozólag! A sűrűbb meetingek (melyekre a legjobb rögtön a hét elején sort keríteni) nagyobb rendszerességet és tudatosságot visznek a csapatmunkába, élénkítik a versenyszellemet, dinamikusabbá teszik a gondolkodást, és leegyszerűsítik a feladatok priorizálását is.

2. A döntéshozatali mechanizmusok reformja

Greg Jackson, az Octopus Energy alapítója egyszer azt mondta: „A legegyszerűbb szabály, hogy soha ne hozz olyan döntést, ami helyrehozhatatlan kárt okoz, de ettől függetlenül légy magabiztos a döntéshozatalnál, hiszen így minden helyzetből a legjobbat tudod majd kihozni. Függetlenül attól, hogy célt érsz-e a döntéseddel, utána mindig tudsz majd építkezni.” Ez a gondolat arra ösztönzi a vállalati vezetőket és beosztottjaikat, hogy gyorsabban, lendületesebben cselekedjenek, mindeközben pedig az alkalmazkodóképességüket is csiszolják. Az adaptivitás sajátos dinamikát vihet a döntéshozatali folyamatokba, s persze ilyenkor a kockázatvállalási kedv is megnövekedhet, de az egyes döntések veszélyeit mindig előzetesen mérlegelnetek kell a csapatoddal.

3. A személyes jelenlét fontossága

A koronavírus-járvány időszakában különösen kedveltté vált a távmunka, és a hibrid munkavégzés különböző formái is széles körben nyertek polgárjogot. Ám ha tényleg szeretnéd meghonosítani az irodában a gyorsaság kultúráját, akkor elsősorban a személyes jelenlétre kell alapoznod, hiszen az egyes projektek gördülékeny menedzselése csak így lehetséges, nem is szólva arról, hogy bizonyos szavak, mondatok, gondolatok azonnali reakciókat igényelhetnek, melyek telefonon vagy Messengeren keresztül talán el sem érik a kívánt hatást. Nem kell persze napi 8 órás irodai jelenlétet előírnod a beosztottjaid számára, de azért ügyelj rá, hogy a személyes kontaktus meghatározó legyen a munkaviszonyotokban! Ez egyébként nemcsak lendületességgel fogja felvértezni a csapatodat, de az emberi kötelékek szorosabbra fonásában is segíthet.

E három gyakorlati példa alapján is jól látható, hogy nem is annyira egyszerű lefektetni a gyorsaság kultúrájának alapjait. Szép és grandiózus feladat előtt állsz – lehet, hogy sok izzadságcseppet le kell majd törölnöd a homlokodról, miközben a megvalósítás rögös útján lépdelsz, de hidd el: végül mind az alkalmazottaid, mind pedig a vezetőtársaid hálásak lesznek az állhatatosságodért.