5+1 e-mail, amire ne sajnáld az időd!

Reggel az egyik első dolgok közé tartozik a modern ember rutinjában, hogy megnézi az e-mail postafiókját, onnantól pedig a levéláradat meg sem áll egész nap.

A rengeteg e-mail könnyen fárasztóvá és zavaróvá válhat, csökkentheti a hatékonyságot, de ha sikerül egy tudatos szokást kialakítani, és nem csak ész nélkül megnyitogatni azonnal minden beérkező üzenetet és válaszolni rájuk, akkor a munkát is gördülékenyebbé teheted, sőt, még a karrieredet is előrelendítheted.

Íme, az az 5+1 e-mail típus, amit érdemes legalább hetente egyszer kiküldeni.

Arról már sok helyen írtak, hogy a hatékonyabb munkavégzés egyik fontos eleme, hogy nem nézegeted ötpercenként az e-maileket, és nem válaszolsz rájuk azonnal, különösen, ha benne vagy egy feladatban, mert ez elvonja a figyelmed és megszakítja a koncentrációt. Ehelyett érdemes tudatosan beiktatnod az e-mail olvasásra, illetve megválaszolásra szánt blokkokat, amikor elintézed ezeket az ügyeket. Ezzel már csökkentheted a frusztrációt, amit a neked szóló és a cc-zett e-mailek jelentenek, de ha még így is csak időrablásnak érzed ezeket a rengeteg üzenetet, akkor a Business Insider útmutatója segít, milyen e-mail típusokkal tudod értékesebbé tenni a levelezésed.

Az összegző e-mail

Valós munkahelyi környezetben a kommunikáció nem feltétlen úgy zajlik, ahogy az a nagykönyvben meg van írva – sok fél vesz részt benne, így az információ gyakran elsikkad. Ahhoz, hogy rendben haladjanak a dolgok, érdemes hetente küldened egy összegző státusz e-mailt arról, hogy mit beszéltetek meg, milyen előrelépések történtek az elmúlt időszakban. Akár egy megbeszélés előtt is érdemes számba venni ezeket a dolgokat, ezzel pedig nemcsak zökkenőmentessé teheted a folyamatokat, de mindenki felé jelezheted, hogy a helyzet magaslatán állsz, kézben tartod az eseményeket.

A saját magadnak címzett e-mail

Igen, minden héten pénteken az utolsó elküldött e-mailt címezd magadnak, de a tárgyba se akármi kerüljön! A szakértő azt javasolja, hogy a tárgy mezőbe valamilyen számodra fontos értéket írj be, így amikor hétfőn megnyitod a levelezésed, az egyik első dolog lesz, hogy kapsz magadtól egy üzenetet, ami rögtön egy pozitív löketet ad a hetednek, és emlékeztet rá, hogy ebben a szellemben tevékenykedj a hét során. Dönthetsz úgy, hogy minden nap az értékeid szerint élsz, és ez emlékeztet rá. A külvilágnak nem kell arról tudnia, hogy te magadnak küldesz ilyen üzenetet, de a pozitív üzenetet, amit magadról közvetítesz, azt biztosan érzékelni fogják.

Az elismerő e-mail

Ha minden héten veszed a fáradtságot, hogy legalább egy embernek írsz magadtól egy üzenetet, amiben elismered az illető munkáját, erőfeszítéseit, az garantáltan nem marad figyelmen kívül, és biztosan fel fogják rá kapni a fejüket a kollégák. Sajnos a rohanó világban egymás elismerése kiment a divatból, különösen a munkahelyeken, pedig nagyon jót tesz a hangulatnak és a közösségi összetartást is javítja. A kedvesség pedig nemcsak azt tölti fel, aki kapja, hanem azt is, aki adja.
Gondolj arra, te mit éreztél, amikor elismerték a munkád. Biztosan nem felejtetted el, és az sem fogja, akinek te megírod ezt az e-mailt. Nem kell persze negédesnek lenni, vagy épp álszent módon egy olyan embernek írni, akivel köztudottan nem ápolsz jó kapcsolatot.

A köszönő e-mail

Hasonló, mégis különbözik az elismerő e-mailtől, ugyanis itt kifejezetten köszönetet mondasz egy bizonyos személynek, amiért segített neked valamiben. Ez lehet bármi, például, hogy vette az időt és a fáradtságot, és visszajelzést adott neked egy ügyben, vagy gyorsan elintézett valamit, esetleg egyszerűen csak segített a nyomtatónál, amikor elromlott és sietned kellett. A kulcs az, hogy legyél pontos, mit is köszönsz meg, és miért volt ez fontos a számodra, még ha nekik egy apróságnak tűnt is akkor az egész.
Ahogy az előbbi esetben is, sajnos a köszönöm és a kérem is kezd kikopni az emberek közötti kommunikációból. Ha azonban látják, hogy te energiát fordítasz erre, és nemcsak, hogy nem siklasz el fölötte, mintha mi sem történt volna, de még külön ki is emeled, akkor azzal előnyösebbé teheted az emberek attitűdjét az irányodba.

A növekedési e-mail

Ha van mentorod, heti egyszer mindenképp írj neki, ha nincs, akkor pedig egy számodra releváns, motiváló embertől kérj visszajelzést, akinek adsz a szakmai véleményére. Akár egy találkozót is kérhetsz, hogy egy kávé mellett kérd ki a tanácsukat, esetleg kérd, hogy osszák meg veled a meglátásaikat, tudásukat az aktuális projekttel, feladattal kapcsolatban. Amellett, hogy a professzionális életben segíthet növekedni, de emberileg is a hasznodra válhat. Figyelj azonban arra, hogy ne legyél teher mások számára, apró és könnyen kivitelezhető kérésekkel állj elő. Ne értékeld alul ennek hatékonyságát, a rendszeres tudásmorzsák összeadódnak, miközben egy egyszerű befektetésről van szó magadért.

Egy üzenet egy barátnak – csak úgy

Egy Gallup tanulmány arra jutott, hogy egy munkavállaló jó teljesítménye mögött az egyik meghatározó faktor, hogy van-e legjobb barátjuk a munkahelyen. Heti egyszer küldj a hozzád közel álló embernek egy üzenetet, hogy fenntartsd a kapcsolatot. Ezt az üzenetet nemcsak munkahelyi barátnak küldheted, hanem azon kívül is bárkinek, aki közel áll hozzád. Egy 81 éven át tartó harvardi kutatás szerint a boldogság és a siker a kapcsolatokra vezethető vissza. Szintén kutatások támasztják alá, hogy a társas kapcsolatok mennyit tesznek hozzá egy egyén boldogságához, és hogy miként járul hozzá az egészséghez, ha közösségben eszel, és nem egyedül.

Az e-mailekre tehát érdemes nem csak úgy tekinteni, mint a munka elengedhetetlen, de gyakran idegesítő hozzávalói, hanem remek lehetőség is lehet arra, hogy fejleszd és pozícionáld magad, amivel emberileg és szakmailag is növekedhetsz.