Hogyan legyünk sikeres tárgyaló partnerek? II.rész: A helyes névjegykártya használat

„Ha gyémántot használsz csaliként, akkor olyan halak akadnak a horgodra, akik a gyémántra harapnak.” – Andrew Matthews

Ahogy az idézet is utal rá, nagyon fontos, hogy egy adott szituációban, tárgyaláson mit használunk „csalinak”, és azzal milyen eredményt tudunk elérni. Az előző cikkemben írtam arról, hogy a sikeres tárgyaláshoz a kifogástalan megjelenés, valamint a helyes bemutatkozás elengedhetetlen alapkövetelmények.

A névjegykártya használat is – a felsoroltakhoz hasonlóan- egy ilyen sarkalatos pont.

Milyen fajtái vannak a névjegykártyáknak és mi a különbség köztük?

Hivatalosan négyféle névjegy van használatban, melyek fajtájuk szerint a következők lehetnek:

Magán névjegy: A privát elérhetőségeink vannak rajta, semmilyen céges információt nem tartalmaz.

Üzleti/Hivatalos névjegy: Cég nevét és logóját, céges elérhetőségeinket, beosztásunkat tartalmazza.

Vegyes névjegy: Az előző kettő vegyítése, mind a privát, mind az üzleti elérhetőségeinket tartalmazza (általában ezt akkor alkalmazzák, ha valaki csak időszakosan dolgozik egy cégnek).

Szakmai névjegy: Tartalmazza céges adatainkat és végzettségünket is. (Konferenciákon szokás alkalmazni; például egy orvosi konferencián ahol részt vesz mindenféle orvos, ott nem elég, ha csak a beosztásunk van feltüntetve, ilyen esetekben az egyén specializálódása is fontos információ például: Kis Péter, szívsebész szakorvos)

A 6 legfontosabb javaslat, a névjegykártya személyes átadásával kapcsolatban:

1.) Amennyiben személyesen találkozunk a névjegykártyát közvetlenül a bemutatkozást követően szokás átadni.

2.) A névjegyet először az a fél adja át aki „alacsonyabb” státuszban van, ezt követően a „magasabb” rangban lévő fél viszonozza ezt. Előfordulhat, hogy a „magasabb” rangban lévő fél közismert személyiség: ilyen esetekben, mivel mindenki pontosan tisztában van az illető beosztásával, számára a névjegykártya használat nem kötelező (ebben az esetben nem szokás a névjegy viszonzása.)

3.) A legtöbb országban nem lényeges, hogy melyik kézzel adjuk át és vesszük el a névjegykártyát. Persze kivételek mindig akadnak, Indiában például a bal kezet „tisztátalannak” tekintik, amivel nem illik ételt, ajándékot, így névjegykártyát sem megfogni. Kínában és Japánban a névjegykártyát két kézzel szokás átnyújtani, amit egy kis meghajlás is kísér.

4.) A kapott névjegykártyát illik az átvételt követően megköszönni és alaposan megszemlélni a rajta szereplő információkat, esetleg ezt követően feltenni valami érdeklődő kérdést.

5.) Amennyiben tárgyalás kezdődik érdemes a kapott kártyákat magunk elé lerakni abban a sorrendben, ahogy a tárgyaló partnerek velünk szemben ülnek. Ez segíteni fog nekünk abban, hogy könnyen meg tudjuk szólítani partnerünket, valamint a későbbi névmemorizálásban is könnyebbséget jelent. Továbbá fontos támaszpontot nyújt abban is, hogy egy adott kérdésben ki a kompetens személy, mivel ezt a titulus alapján könnyen ki tudjuk találni.

6.) Amennyiben a névjegykártya átadását nem követi tárgyalás, a kapott kártyát rakjuk el lehetőleg külön erre a helyre fenntartott tartóba, ami véletlenül sem valamelyik zsebünk! A saját névjegykártyákat saját névjegykártyatartóban illik tartani. Amennyiben saját és más kártyák összekeverednek, nagyon kellemetlen helyzetbe kerülhetünk azzal, hogy véletlenül a saját kártyánk helyett valaki más kártyáját adjuk át!

A névjegykártyák legfontosabb formai és tartalmi kritériumai:

A magán névjegykártyának nincsenek formai követelményei: saját ízlésünk, színvilágunk szerint alakítható. Ezzel szemben a hivatalos névjegynek szigorú formai követelményeknek kell megfeleljen:

Méret: 9 cm x 5cm, ennél nagyobb a szabványosított névjegykártya tartóban nem tárolható

Formátum: Az egységes használat és a tárolás miatt praktikus és bevett szokás a fekvő formátumot előnyben részesíteni.

Küllem: Anyagában karton vagy merített papír, világos alapon nyomtatott sötét betűk, egyszerű, letisztult formavilág, továbbá nagyon fontos, hogy a betűtípus könnyedén olvasható legyen. Összegyűrt, tollal átírt névjegyet ne használjunk!

Elosztás: Három egyenlő szakaszra osztható, a legfelső szakasz tartalmazza a cég nevét és emblémáját, a középső a nevet és beosztást, az utolsó harmad pedig elérhetőségeinket.

Hasznos rövidítések a névjegykártyán:

A személyes megjelenés a régi hagyományok szerint névjegykártya elküldésével helyettesíthető. Ezt a szokást egyre kevésbé alkalmazzák az üzleti világban, de a diplomáciai életben még mai napig van helye. Ilyenkor szokás a névjegykártyára különböző francia rövidítéseket is használni.

Összeszedtem a pár leggyakoribbat, amivel nem árt, ha tisztába vagyunk:

a.c. (avec compliment) – Üdvözlettel
p.r. (pour remercier) – Köszönettel
p.f.n.a. (pour féliciter la nouvelle année) – BUÉK
p.f. (pour féliciter) – Szerencsekívánat