Milliárdos üzletet épített rá, így látja az értekezletek jövőjét

Tope Awotona 2013-ban indította el a Calendly nevű megbeszélés-ütemező szolgáltatást, ami megkönnyíti a találkozók összeegyeztetését a résztvevők számára. Nem ő volt az egyetlen, aki úgy gondolta, hogy egy ilyen szolgáltatás igencsak hasznos lehet, és 2021-re a Calendly értékét 3 milliárd dollárra becsülik. Awotona a Calendly 10 millió felhasználójától származó adatokkal felfegyverkezve beszélt az Inc. magazinnak arról, hogy szerinte milyen lesz a jövő megbeszélése.

Valljuk be, a legtöbb megbeszélés csak púp a naptárunk sűrű sorai között: hosszúra nyúlnak, túl sokan vesznek részt benne vagy épp nem visznek közelebb a megoldáshoz. Sok megbeszélésre teljesen helytálló az a mondás, hogy az akár egy vagy több órás találkozó egy e-mail formájában is elegendő lett volna. De persze sok olyan téma van, amit jobb, könnyebb vagy célravezetőbb személyesen megbeszélni, a hirtelen berobbant home office érában pedig még fel is értékelődnek a személyes kapcsolódásra lehetőséget adó momentumok.

Tehát a megbeszélések maradnak velünk, de ez nem jelenti azt, hogy ne lehetne fejleszteni őket. Tope Awotona, a Calendly alapítója pedig elárulta, hogy szerinte mik lesznek a legfontosabb és leghasznosabb változások a megbeszélések jövőjében.

Az alapító elmondása szerint a Calendly-nél három különböző fázisban gondolkodnak a megbeszélésekről: van az ütemezés, az előkészítés és a nyomon követés. Ezt nevezik „a megbeszélés életciklusának”. Szerinte az automatizálás mindhárom fázist meg fogja változtatni.

Kihangsúlyozta, hogy a legtöbben nem készülnek fel a megbeszélésekre, pedig a legtöbb szakértő elmondja, hogy ez kritikus pont a találkozó sikerességében. „Egyszerűen csak sok erőfeszítést igényel, mert a szükséges információk sok különböző helyen léteznek: a CRM-ben, az e-mail fiókodban, a LinkedIn-en, és olyan cikkekben is, amelyeket még nem olvastál. Ma már léteznek olyan termékek, amelyek nagyon jól tudják aggregálni a külső és belső adatokat, de a jövőben ezek a dolgok egyetlen eszközbe fognak összeolvadni” – mondta.

Arra a kérdésre, hogy szerinte mi a legnagyobb innováció ma, azt válaszolta, hogy az automatizált jegyzetelés.

„A következő egy évre az automatizált jegyzetelés elterjedését jósolom az értekezletek felvételeiből és átirataiból. Az átiratok birtokában az emberek jobban fel tudnak majd készülni a jövőbeli megbeszélésekre, és ezeket a jegyzeteket arra is fel tudjuk majd használni, hogy intézkedéseket indítsunk el. Például automatikusan küldhetnénk meghívókat a megbeszélésekre, ha valaki azzal fejez be egy megbeszélést, hogy két hét múlva újra találkozni akarunk.

Úgy véli, a technológia még számos területen segíthet az embereknek jobban gazdálkodni az idejükkel, mert a legtöbben nem tudják jól beosztani azt.

Awotona szerint izgalmas lenne egy olyan világ, amelyben egy szolgáltatás egyszerűen beosztaná az emberek idejét. Tehát megadnák, hogy milyen prioritásaik vannak a következő három hónapra, és ez a szolgáltatás a lehető legjobb módon beosztaná az időt a célok elérése érdekében. „Így amikor kapok egy meghívót, ez az eszköz meg tudja mondani, hogy van-e időm erre a megbeszélésre, vagy a héten megmaradt összes órára szükség van ahhoz, hogy elérjem a célt” – magyarázta a koncepciót, ami eloszlatná a lelkifurdalást, amiért visszautasítunk egy megbeszélést, amin amúgy sem szerettünk volna ott lenni.

„Aztán ott van még a találkozó coaching. Ha megnézzük, hogy miért nem hatékonyak manapság a megbeszélések, az a rossz napirendek, a nem megfelelő résztvevők és a résztvevők számára nem biztosított megfelelő kontextus kombinációja. Ma már létezik olyan technológia, amellyel hatékony megbeszéléseket lehet tartani.”

Az ilyen eszközök könnyen rávilágíthatnak olyan hiányosságokra, amikkel javítani lehet a megbeszélés hatékonyságát, például, hogy ha tíz ember vett részt a megbeszélésen, de csak kettő beszélt, akkor vajon a másik nyolc emberre tényleg szükség volt-e. Vagy jobban feltűnik, hogy ha egy 50 perces értekzetletből 10 perc csak egy dokumentum előkeresésével telik, akkor lehet előnyösebb lett volna előre elküldeni azt. „Idővel betaníthatja ezeket az eszközöket arra, hogy nagyon konkrét tanácsokat adjanak” – állítja.

És hogy mi a végső következtés?

„Azok az emberek és szervezetek lesznek sikeresek, akik értékelik az időt – a legértékesebb erőforrásukat – és hatékonyan használják fel. Ahhoz, hogy sikeresek legyünk az időalapú gazdaságban, olyan technológiát és szolgáltatásokat kell alkalmaznunk, amelyek visszaállítják az emberi kapcsolatok értékét, és segítenek nekünk visszaszerezni az időnket.”