3 alulértékelt mondat, ami az egykori CIA ügynök szerint a bizalom alapja

Kellő gyakorlással bárki elsajátíthatja a bizalomépítés képességét, amivel nemcsak üzleti partnereket lehet a magad oldalára állítani, de konfliktusokat is együttműködéssé alakíthatsz – véli Rupal Patel egykori CIA ügynökből lett vezérigazgató, üzleti tanácsadó.

Hogyan kommunikálj stresszhelyzetben is hatékonyan? Patel pályafutásának kulcskérdése volt, hogy stresszhelyzetekben, jelentős nyomás alatt is hatékonyan kommunikáljon. A CIA ügynökként szerzett kommunikációs tapasztalatait először vezérigazgatóként, majd pedig üzleti tanácsadóként kamatoztatta, politikai döntéshozók, nagykövetek, segélyszervezetek munkatársainak tárgyalástechnikáját segített finomhangolni. Mindenki a saját nézőpontjával érkezik a tárgyalásokra, ezzel a három mondattal viszont nemcsak a bizalmat és a hitelességet lehet véleménye szerint megalapozni, de az érdekérvényesítést is megkönnyítheted.

1. Milyen információra van szükség?

Az egyik legbiztosabb módja annak, hogy egy egyszerű kommunikációs helyzetet is túlbonyolíts, ha megpróbálod kitalálni a másik fél gondolatait. Gyorsabb és értékesebb, ha megkérdezed partnered, hogy milyen információra van szüksége ahelyett, hogy találgatnál.

Ez különösen akkor fontos, amikor az illető a te általad megosztott információk alapján hoz döntést. A partner válasza a beszélgetést abba az irányba tereli, amire a másik félnek szüksége van – nem pedig arra, amit te feltételezel. Nem mindig kapsz egyenes választ: néha a másik személy sem tudja, milyen információra van pontosan szüksége. De a kérdezés a találgatás helyett, mindkét fél számára produktívabb beszélgetést biztosít.

2. Van még valaki, akinek részt kell vennie ebben a megbeszélésben?

Ezt a kérdést minden találkozó elején érdemes feltenni: gyakori feltételezés, hogy az előtted álló személy a végső döntéshozó, de ez nem mindig van így. Amikor kifejezetten rákérdezel, hogy ki másnak kellene még részt vennie az egyeztetésen biztosítja azt, hogy minden releváns érdekelt fél – és azok ellenvetései, aggodalmai és nézőpontjai – már az elején bevonásra kerüljenek, így ami abban a szobában eldől, továbbvihető. Ennek hiányában fennáll a veszélye, hogy valamit megbeszélünk és azt gondoljuk, hogy minden rendben van, csak később derül ki, hogy mások is érintettek a háttérben. Akkor lehet, hogy mindent elölről kell kezdeni.

3. Ki nem ért egyet?

Ennek a kérdésnek mindig érdemes helyet hagyni a beszélgetés során. Még akkor is, ha kellemetlennek tűnik, ne hagyd a legvégére, mert akkorra a legtöbben már fejben lezárták a dolgot és tovább léptek. A nézeteltérések tisztázása lehetőséget ad arra, hogy még időben foglalkozz velük. Kereskedelmi és vállalati környezetben ez a kérdés jobbá teheti a végső stratégiát, mert mindenki lehetőséget kap arra, hogy elmondja a véleményét. A nézeteltérések tisztázása pedig lehetőséget ad arra, hogy még időben foglalkozz velük.

Soha ne feltételezd, hogy a csend azt jelenti, mindenki egyetért. Próbálj meg egyéni vagy csoportos környezetben is nézeteltéréseket keresni, hogy az érvek feldolgozhatók legyenek, ahol csak lehet. Így nagyobb lesz a beleegyezés és kevesebb az ellenállás a döntések végrehajtása során.

+1 Nem tudom, de utánajárok és visszajelzek.

„Ez az egyik leghatékonyabb és legkevésbé használt mondat, amit stresszes környezetben elővehetsz. A CIA-nál gyakran mondták nekünk, hogy ne válaszoljunk olyan kérdésekre, amelyekre nincs válaszunk, mert a tét túl magas volt – de nem hagytuk ennyiben a „nem tudom” választ sem, mindig kiegészítettük azzal, hogy utánajárok és visszajelzek” – árulta el Patel hozzátéve, hogy ezt a kifejezést még mindig használja tanácsadóként is. „Ez őszinte, és biztosítja, hogy csak azokat az információkat osszam meg, amiket valóban tudok, ahelyett, hogy csak azért válaszoljak, hogy mondjak valamit” – magyarázza. „Túl sokan érzik úgy, hogy a csendet rögtönzött válaszokkal kell kitölteniük. Ez megtörheti a bizalmat, megszakíthatja a kapcsolatokat és kárt tehet a szervezetekben. Az alázat és átgondoltság legbiztosabb jele, amikor magabiztosan kijelenthetjük, hogy nem tudjuk.”